Odovzdanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

Preberanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry v ochranných obaloch najneskôr do piatich rokov od vydania rozhodnutia podľa § 20 ods.1 písm. b). zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. 

Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. S archívnymi dokumentmi sa odovzdávajú aj evidenčné pomôcky podľa registratúrneho poriadku. Náklady súvisiace s odovzdaním archívnych dokumentov do archívu po skončení vyraďovacieho konania uhrádza pôvodca registratúry. Odovzdávajúci zabezpečuje očistu odovzdávaných archívnych dokumentov od vonkajších degradačných činiteľov, ako sú vlhkosť, prašnosť a biologickí škodcovia, tak, aby ich fyzický stav neohrozil zdravie zamestnancov archívu ani fyzický stav archívnych dokumentov uložených v archíve. Archív môže odmietnuť prebrať archívne dokumenty, ak nie sú usporiadané podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry alebo podľa pokynov archívu; súčasne určí lehotu na usporiadanie archívnych dokumentov. Vo výnimočnom prípade môže archív po skončení vyraďovacieho konania dohodnúť s pôvodcom registratúry dočasné uloženie archívnych dokumentov u pôvodcu. Dočasné uloženie archívnych dokumentov obsahujúcich utajované skutočnosti u iného subjektu ako u pôvodcu upravuje osobitný predpis.

Preberacie konanie prebieha pri pôvodcovi registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, právnickou osobou, ktorá žiada o vydanie potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti, alebo právnickou osobou, ktorá má platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti, elektronicky prostredníctvom elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Preberacie konanie nadväzuje na príslušné vyraďovacie konanie. Preberacie konanie iniciuje archivár vydaním Výzvy na odovzdanie archívnych dokumentov viažucej sa k vybranému vyraďovaciemu konaniu. Táto výzva je doručená občanovi elektronicky prostredníctvom eDesku a týmto spôsobom je informovaný o iniciácii preberacieho konania. Taktiež na portáli Ministerstva vnútra Slovenskej republiky v sekcii „Moje vyraďovacie konania a mimo vyraďovacie konania“ v zozname konaní pribudne používateľovi nové konanie typu Preberacie konanie. Na základe výzvy, ktorú vydal archivár je používateľovi k dispozícii pre dané preberacie konanie na Portáli Ministerstva vnútra Slovenskej republiky tlačidlo na pridanie zoznamu vyraďovaných dokumentov. Následne archív vyhotoví preberací protokol. (viac v použivateĺskej príručke na str. 112 - 121)