Potvrdenia

Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie na základe písomnej žiadosti. Žiadateľ v žiadosti uvedie zákonom požadované údaje (meno a priezvisko, rodné číslo, adresu trvalého alebo prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti, údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe, účel využitia, meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné údaje právnickej osoby, pre potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom a vyhlásenie o tom či je pôvodcom archívnych dokumentov, jeho právnym nástupcom alebo vlastníkom archívnych dokumentov).                                                               

Na vyhotovenom odpise, výpise, potvrdení a kópii archív osvedčuje ich zhodu s archívnym dokumentom. Archívom osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál archívneho dokumentu. Odpis je doslovnou písomnou reprodukciou celého textu archívneho dokumentu, výpis je doslovnou reprodukciou časti textu archívneho dokumentu, potvrdenie je písomná informácia o požadovanom údaji obsiahnutom v archívnom dokumente a kópia je úplnou reprodukciou archívneho dokumentu alebo jeho časti vyhotovenou technickým prostriedkom.

V súčasnosti archív vyhotovuje odpisy a výpisy najmä ako kópiu archívneho dokumentu. Písomné žiadosti archív vybavuje v lehote 30 dní.

Ide predovšetkým o doklady o školskej dochádzke, ukončenom vzdelaní, vyučení, výpisy z matriky, protokoly, uznesenia a rozhodnutia orgánov štátnej správy, iné zápisy z úradných kníh, úradných záznamov, evidencií a zo spisov.

Archív vyhotovuje odpis, výpis, potvrdenie z archívneho dokumentu a kópiu archívneho dokumentu a poskytuje služby za úhradu nákladov v súlade so zákonom č. 145/1995  Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov a Vestníkom MV SR čiastka 6/2009 (PDF, 2 MB) (Opatrenie ministra vnútra SR zo 17. januára 2009 o správnych informáciách a službách štátnych archívov zriadených Ministerstvom vnútra SR).

Formuláre žiadostí sú k dispozícií v prijímacej kancelárii archívu, prípadne sú prístupné na webovej stránke archívu v sekcii → Tlačivá a žiadosti na stiahnutie.

Žiadosti je možné podať osobne, zaslať poštou alebo elektronicky.

Obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom:

Prístup k niektorým archívnym dokumentom môže byť obmedzený. Archív obmedzuje prístup k archívnym dokumentom, ak by mohla byť ohrozená bezpečnosť štátu, práva žijúcich osôb, mohlo by dôjsť k poškodeniu dokumentu alebo žiadateľ hrubo porušil bádateľský poriadok.                           

Prístup k osobným údajom v archívnych dokumentoch je možný po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu, alebo po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide alebo jej zákonného zástupcu alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije, alebo ak je účelom využitia archívneho dokumentu historický alebo iný vedecký výskum.

Prístup k archívnym dokumentom nemožno obmedziť ich pôvodcovi, jeho právnemu nástupcovi a vlastníkovi archívnych dokumentov, štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju, iným právnickým a fyzickým osobám v súvislosti s ich činnosťou podľa osobitných predpisov a žiadateľovi ktorého sa týkajú údaje obsiahnuté v archívnych dokumentoch.