Opis pracovnej pozície KP

Popis role a náplň práce koordinátora participácie

Koordinátor participácie (KP) funguje ako garant kvality riadenia participatívnych procesov. Plánuje, dizajnuje, usmerňuje, koordinuje a vyhodnocuje participatívne procesy (procesy, ktoré zabezpečujú zapojenie verejnosti) vo vzťahu k pôsobnosti vyššieho územného celku. Pracuje s verejnosťou v súčinnosti s ďalšími relevantnými zamestnancami úradu samosprávneho kraja. Funguje v tíme zloženom z minimálne dvoch koordinátorov participácie a spoločne zabezpečujú  agendy participácie naprieč úradom. Koordinátori participácie na Úrade VÚC aktívne a vzájomne kooperujú a spoločne zaisťujú kvalitu riadenia participatívnych procesov.

Koordinátor participácie je zodpovedný za kvalitnú implementáciu participatívnych procesov v zmysle nastaveného a schváleného systému riadenia participatívnych procesov počas prípravnej, realizačnej fázy a fázy vyhodnotenia participatívneho procesu. Konkrétne:

• Počas prípravnej fázy procesu: zabezpečuje distribúciu a vyhodnotenie Požiadavky na spoluprácu, spracovanie Projektového dotazníka, vytvára dizajn participatívnych procesov a zabezpečuje prípravu Projektového spisu, ktorý definuje ciele participatívneho procesu, mapuje zainteresovaných aktérov, navrhuje a určuje metódy zapojenia verejnosti, definuje merateľné ukazovatele, zabezpečuje výber a nastavenie nástrojov pre riadenie a koordináciu procesu, plánuje a podrobne rozpracováva jednotlivé fázy procesu na úroveň participatívnych aktivít a podujatí, ako aj zabezpečuje návrh riadenia participatívnych procesov (navrhuje tím pre realizáciu participatívneho procesu, definuje mandáty a role v rámci tímu, ako aj úlohu a postavenie dodávateľov, navrhuje rozpočet a komunikačný plán pre participatívne procesy).
• Počas realizačnej fázy procesu: zabezpečuje nábor a komunikáciu s účastníkmi participatívneho procesu, súčinnosť zamestnancov Úradu VÚC a dodávateľov na participatívnych aktivitách, realizuje všetky participatívne aktivity (ankety, dotazníkové prieskumy, fokusové skupiny, informačné dni, pracovné skupiny, okrúhle stoly, workshopy, verejné konzultácie, verejné vypočutia, občianske zhromaždenia, stretnutia s organizovanou a neorganizovanou verejnosťou, vyhodnotenie a zapracovávanie pripomienok atď.), vykonáva facilitáciu stretnutí a workshopov, zabezpečuje a distribuuje dokumentáciu (výstupy) z participatívnych podujatí a aktivít.
• Počas fázy vyhodnotenia procesu: po ukončení participatívneho procesu zabezpečuje vyhodnotenie participatívneho procesu formou Hodnotiacej správy, ktorú spracuje na základe zozbieraných dát (priebežný monitoring) a plnenia merateľných indikátorov, prípadne ďalších doplnkových dát, zozbieraných po ukončení procesu (napr. spätná väzba od zamestnancov, účastníkov procesu).
• Priebežne počas doby trvania participatívneho procesu: spracováva a priebežne aktualizuje dokumentáciu k jednotlivým participatívnym procesom v zmysle nastaveného systému riadenia participatívnych procesov, koordinuje relevantných zamestnancov na Úrade VÚC a dodávateľov, podieľa sa na pravidelnej internej a externej komunikácii o participatívnom procese, informačnej a komunikačnej kampani k plánovaným činnostiam, priebehu, výsledkom a vyhodnoteniu participatívneho procesu, ako aj vykonáva priebežné monitorovanie participatívneho procesu podľa nastavených merateľných ukazovateľov.

Koordinátor participácie ďalej zabezpečuje:

• tvorbu ročného Plánu participatívnych procesov. Plán participatívnych procesov vzniká v súčinnosti so zadávateľmi participatívnych procesov (garanti). Súčasťou materiálu je aj ročný odpočet a vyhodnotenie realizovaných participatívnych procesov za aktuálny rok,                
• priebežne mapuje nové požiadavky na zabezpečenie participatívnych procesov, projektov a zadaní. Na základe nových požiadaviek v kvartálnej periodicite – každé tri mesiace aktualizuje Ročný plán participatívnych procesov. Následne poskytuje súčinnosť na ich príprave, realizácii a vyhodnotení.
• spracováva a priebežne aktualizuje dokumentáciu k jednotlivým participatívnym procesom,
• zabezpečuje aktualizáciu databázy prebiehajúcich participatívnych procesov a ich výstupov, ak nemá priamy prístup ku konkrétnym výstupom, musí mať aspoň prehľad o existencii predmetných výstupov, ako aj tom, kde sa nachádzajú (konkrétne pracovisko a zodpovedná osoba). Pokiaľ sa akékoľvek pracovisko/odbor úradu samosprávneho kraja chystá zapájať verejnosť, obráti sa na koordinátora participácie, ktorý mu poradí, či pracovisko/odbor v rámci úradu rovnakú skupinu aktérov,  prípadne cieľovú skupinu (študenti, seniori, podnikatelia, starostovia a primátori) v nedávnej dobe nezapojil, či sa zapájať nechystá, a týmto pomôže konsolidovať procesy a vyvarovať sa duplikácii aktivít.
• vedie databázu výstupov a zozbieraných dát z participatívnych aktivít kategorizovaných podľa nastavených kritérií (napr. oblasť výkonu kompetencií, dotknuté územie alebo cieľové skupiny zainteresovaných aktérov: volení predstavitelia, odborní zamestnanci, zdravotne postihnutí, podnikatelia atď.),              
• má prehľad o všetkých používaných nástrojoch na e-participáciu v rámci úradu, ktoré sú priebežne aktualizované v databáze. Pokiaľ sa zamestnanec úradu chystá použiť nový digitálny nástroj na zapojenie aktérov, alebo cieľovej skupiny (dotazník, nástroj na zber podnetov, spätnú väzbu, participatívne mapovanie atď.), obráti sa na KP, ktorý poradí, či už nástroj s potrebnými funkciami na úrade existuje (pomôže tak vyvarovať sa duplicite a fragmentácii a multiplikácii používaných nástrojov na úrade), alebo poradí, ako správne vybrať nástroj na e-participáciu (pokiaľ sa žiadny vhodný nástroj na úrade ešte nepoužíva) na základe údajov z uvedených databáz konsoliduje participatívne procesy na Úrade VÚC s cieľom vyvarovať sa duplicite aktivít,
• školí zamestnancov úradu v čiastkových participatívnych zručnostiach (napr. facilitácia, mapovanie aktérov, metódy a formáty zapojenia verejnosti) za účelom zvyšovania kapacít úradu v oblasti participácie,
• vytvára podklady a požiadavky pre agendu participatívnych procesov na Úrade VÚC do rozpočtu VÚC,
• má súčinnosť na spracovaní podkladov pre verejné obstarávania, ak je predmet dodávky, alebo služby spojený so zapojením verejnosti.

Kompetenčný model koordinátorov participácie

Všeobecné kľúčové kompetencie

• Komunikačné kompetencie – štátny/materinský jazyk
• Matematická gramotnosť
• Digitálna gramotnosť
• Mediálna gramotnosť
• Občianske kompetencie
• Sociálne kompetencie
• Osobnostné a emocionálne kompetencie
• Schopnosť učiť sa
• Komunikačné kompetencie – cudzí jazyk

Špecifické kľúčové kompetencie

• Organizovanie a plánovanie práce
• Vodcovské schopnosti
• Schopnosť prijímať rozhodnutia a niesť zodpovednosť
• Analytické myslenie
• Kritické myslenie
• Strategické a koncepčné myslenie

Odborné vedomosti

Koordinátori participácie sú experti v nasledujúcich oblastiach, ktoré sú potrebné pre realizáciu participatívnych procesov:

• Dizajn participatívnych procesov
• Pokročilá znalosť participatívnych metód, nástrojov, formátov a techník zapájania verejnosti
• Dizajn scenárov participatívnych podujatí
• Facilitácia podujatí
• Mapovanie aktérov/stakeholderov
• Dizajn dotazníkových prieskumov
• Princípy projektovej logiky a fázy projektového cyklu - projektové riadenie participatívnych procesov
• Krízová komunikácia
• Monitoring a evaluácia participatívnych procesov
• Nastavenie kritérií kvality pre verejné obstarávanie dodávateľov participatívnych procesov
• Spôsoby a metódy komunikácie - komunikácia participatívnych procesov dovnútra úradu aj navonok
• Digitálne technológie a nové médiá v práci s verejnosťou  - základná znalosť dostupných nástrojov na e-participáciu a znalosť ich uplatniteľnosti pre participatívne procesy.