Výpožičky archívnych dokumentov na výstavy

Prístup k archívnym dokumentom ich verejným vystavovaním archív umožňuje len výnimočne na základe zmluvy o výpožičke a za úhradu nákladov na vyhotovenie kópií archívnych dokumentov a na ich prepravu. Ak ide o verejné vystavovanie v cudzom štáte, vystavovateľ je povinný archívne dokumenty poistiť; pri vystavovaní na území Slovenskej republiky je povinný zaviazať sa v zmluve o výpožičke archívnych dokumentov na výstavné účely, že v prípade odcudzenia, straty alebo poškodenia archívnych dokumentov uhradí ich cenu. (395/2002 Z.z § 12 ods.8)

Originály archívnych dokumentov sa vystavujú iba krátkodobo a za dodržania podmienok ich ochrany, klimatických a svetelných podmienok vystavovania a odporúčaných spôsobov vystavovania niektorých druhov dokumentov. Na dlhodobé alebo stále výstavy sa poskytuje kópia archívneho dokumentu vo forme reprodukovanej kópie alebo faksimile originálu. Kópiu archívneho dokumentu zapožičiava archív aj v prípade zlého fyzického stavu archívneho dokumentu. 

Archív zapožičiava archívne dokumenty na verejné vystavovanie najmä galériám, múzeám a iným kultúrnym inštitúciám na základe žiadosti o vypožičanie archívnych dokumentov a dohody o výpožičke archívnych dokumentov uzatvorenej medzi Ministerstvom vnútra SR ako požičiavateľom a vystavovateľom ako vypožičiavateľom. Žiadosť o vypožičanie je vystavovateľ povinný zaslať archívu minimálne dva mesiace pred otvorením výstavy. Oprávneným podpísať dohodu o výpožičke archívnych dokumentov za ministerstvo je riaditeľ archívu. Vystavovateľ je povinný zapožičané archívne dokumenty poistiť. Archív zapožičiava na výstavné účely aj kópie archívnych dokumentov, a to v prípadoch pri ktorých nie je vhodné alebo možné vystaviť jeho originál.

Práva a povinnosti vypožičiavateľa

► Vypožičiavateľ nesmie archívne dokumenty dať do výpožičky alebo nájmu tretej osobe.

► Vypožičiavateľ na svoje náklady a nebezpečenstvo bude dbať o to, aby sa archívne dokumenty zachovali v takom stave v akom ich prevzal od požičiavateľa. Vypožičiavateľ berie na vedomie, že vykonávať zmeny na archívnych dokumentoch sa zakazuje.

► Vypožičiavateľ je povinný zabezpečiť vo výstavných priestoroch, v ktorých budú vystavené archívne dokumenty tieto fyzikálne podmienky: 1. relatívna vlhkosť vzduchu: 45-55 %, 2. teplota vo vitrínach: 18-20 °C, 3. intenzita osvetlenia nesmie presiahnuť hodnotu 50 Ix., 4. celková hodnota osvetlenia nesmie presiahnuť hodnotu 18 000 lx.h/rok.

► Vypožičiavateľ je povinný umožniť požičiavate ľovi kontrolovať dodržiavanie dohodnutých zmluvných podmienok.

► Vypožičiavateľ nesmie bez predchádzajúceho písomného súhlasu požičiavateľa žiadnym spôsobom nakladať s archívnymi dokumentmi alebo ich použiť na vyhotovenie akýchkoľvek kópií. Požičiavateľ dáva bezodplatný súhlas vypožičiavate ľovi na reprodukovanie predmetov v súvislosti s účelom výpožičky, a za podmienok, ktoré budú rešpektovať práva požičiavateľa.

► Vznik škody, bez ohľadu na to, kto ju spôsobil, vzniknutej počas balenia, prepravy a v sídle vypožičiavateľa, je vypožičiavateľ povinný ihneď oznámiť prostredníctvom doporučeného listu požičiavateľovi a poisťovni. Vypožičiavateľ je povinný spísať záznam vzniku škody. V prípade odcudzenia, straty, zámeny, poškodenia alebo zničenia predmetu zmluvy je vypožičiavateľ povinný bezodkladne informovať požičiavateľa a uhradiť škodu v plnej výške ich hodnoty určenej požičiavateľom.

► Záväzky a povinnosti vypožičiavateľa plynú odovzdaním a prevzatím predmetu zmluvy na základe potvrdenia Protokolu o odovzdaní archívnych dokumentov na dočasné užívanie a končia vrátením na základe potvrdenia Protokolu o vrátení dočasne užívaných archívnych dokumentov, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť tejto zmluvy.