Vyradenie registratúrnych záznamov

Legislatívne normy a predpisy správy registratúry

Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Oblasť hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov a ochrany registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov upravuje zákon o archívoch a registratúrach a podrobnejšie vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Ostatná novela vyhlášky č. 76/2017 Z. z. nadobudla účinnosť 1. 6. 2017.

Podrobnosti výkonu správy registratúry upravuje vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení neskorších predpisov. Ostatná novela vyhlášky č. 49/2019 Z. z. nadobudla účinnosť 1. januára 2020.

Príprava vyraďovacieho konania

Pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Ak niektoré z registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia, ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní jej predĺženie. Pôvodca registratúry nesmie do návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov (ďalej len „návrh na vyradenie") zaradiť registratúrne záznamy, ktorým neuplynula lehota uloženia; to neplatí, ak pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu.

Súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A". Pôvodca registratúry vypracúva a predkladá návrh na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.

Vyraďovacie konanie

Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie. Pôvodca registratúry podľa § 16 ods. 3 zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, predkladá návrh na vyradenie elektronicky prostredníctvom elektronického formulára v Elektronickom archíve Slovenska. Základným predpokladom pre prístup k službám elektronického archívu pre fyzickú osobu alebo právnickú osobu je vytvorenie personalizovaného (osobného) prostredia. Bližšie informácie k vytvoreniu personalizovaného prostredia pre právnicku osobu nájdete v používateľskej príručke na stranách 21 – 25.

Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje:

a) úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,

b) nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie,

c) správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov, ak ide o pôvodcu, ktorý nevypracúva registratúrny plán,

d) pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A".

Ak návrh na vyradenie má všetky náležitosti Štátny archív v Prešove, pracovisko Archív Bardejov posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie.

Pôvodca registratúry môže vyradiť z registratúry registratúrne záznamy len vo vyraďovacom konaní a najmenej raz za päť rokov. V odôvodnenom prípade si môže dohodnúť inú lehotu.

Pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, nie sú povinní pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva. V prípade, že predložia archívu návrh na vyradenie, v súlade s § 20, ods. 2 zákona NR SR č. 395/2002 2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov môžu registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť, ak im archív nedoručí rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov do 60 dní od predloženia návrhu na vyradenie.  

Pôvodcom registratúry odporúčame, aby nás pred podaním návrhu na vyradenie najprv kontaktovali.