Vyradenie registratúrnych záznamov

Pôvodca registratúry I. a II. kategórie môže vyradiť registratúrne záznamy len vo vyraďovacom konaní. Pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia a ktoré už nepotrebuje pre svoju činnosť. Podrobnosti o vyraďovaní registratúrnych záznamov stanovuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorého súčasťou sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a bez znaku hodnoty „A“ usporiadaných podľa registratúrneho plánu pôvodcu platného v čase ich vzniku. Archív posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a vydá rozhodnutie. Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou posúdené vo vyraďovacom konaní ako archívne dokumenty budú v stanovenom termíne odovzdané do archívu, registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty môže pôvodca registratúry zničiť.

Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov.

Pôvodca registratúry I. kategórie má povinnosť predložiť návrh na vyradenie registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva vnútra.

Pôvodca registratúry II. kategórie môže predložiť návrh na vyradenie registratúrnych záznamov elektronicky alebo listinne. Tlačivá k vyraďovaniu registratúrnych záznamov a k preberaniu archívnych dokumentov do archívu  v prípade ak pôvodca podáva návrh na vyradenie listinne.

Pôvodca registratúry III. kategórie má povinnosť dodržať zákonné lehoty uloženia registratúrnych záznamov, po uplynutí lehôt môže registratúrne záznamy zničiť bez vyraďovacieho konania. V prípade, že predloží návrh na vyradenie archívu (elektronicky alebo listinne), môže registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť, ak mu rozhodnutie archívu nebolo doručené do 60 dní od podania návrhu na vyradenie.

Podanie návrhu na vyradenie v Elektronickom archíve Slovenska:

V súlade so zákonom č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) sú orgány verejnej moci povinné predkladať návrh na vyradenie registratúrnych záznamov len prostredníctvom Elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky.

         Návrhy na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov je potrebné najprv zaslať na kontrolu emailom. Po odsúhlasení zamestnancom archívu bude postup nasledovný:

Pred podaním návrhu na vyraďovacie konanie musia byť vopred splnené tieto podmienky:

• zriadené personalizované/osobné prostredie právnickej osoby - vytvára štatutár pre organizáciu (starosta, riaditeľ, ...),

• povolenie prístupu do personalizovaného prostredia pre pracovníkov - vydáva štatutár pre zamestnancov (pre správcu registratúry, asistentku),

• prístup prostredníctvom eID (občiansky preukaz s čipom a aktivovaným certifikátom).

Žiadosť o vytvorenie osobného prostredia právnickej osoby sa posiela cez Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk (https://www.slovensko.sk/sk/detail-sluzby?externalCode=App.GeneralAgenda), kde sa vyberie možnosť "všeobecná agenda" a  za poskytovateľa služby označí Ministerstvo vnútra SR. V texte žiadosti uvedie IČO právnickej osoby, jej adresu a kontaktné údaje, ďalej osobné údaje štatutárneho zástupcu a ním poverených ďalších fyzických osôb s právom komunikovať v mene právnickej osoby v rozsahu titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, mesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, email, telefónne číslo, ulica, číslo domu, PSČ, mesto. Štatutárny zástupca má právo udeliť prístup do personalizovaného prostredia právnickej osoby aj iným používateľom. Informácia o vytvorení osobného prostredia právnickej osoby bude doručená do elektronickej schránky.

Až po vytvorení personalizovaného prostredia za právnickú osobu je možné prihlásiť sa na https://portal.minv.sk/wps/wcm/connect/sk/site/top/uvod a podať návrh na vyradenie, kde vyberiete ponuku Vyraďovacie a mimovyraďovacie konania a v rámci nej Podanie návrhu na vyraďovacie konanie. Vo formulári žiadateľ vyberie prostredie právnickej osoby, za ktorú koná, pracovisko archívu (Štátny archív v Prešove, pracovisko Archív Humenné), identifikuje predmet vyraďovacieho konania, typ dokumentov (elektronické/neelektronické), číslo a názov interného predpisu, podľa ktorého sú registratúrne záznamy vyraďované, miesto ich uloženia, číslo spisu predkladateľa a určí, aké registratúrne záznamy sú predmetom vyraďovacieho konania (so znakom hodnoty A/bez znaku hodnoty A/utajované). Povinnou prílohou k návrhu na vyradenie je zoznam/zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie, ktorý má správca registratúry možnosť vytvoriť pomocou elektronického formulára alebo ich priložiť k návrhu na vyradenie ako prílohu.

Elektronický archív Slovenska (ISEA)  →  Podanie návrhu na vyraďovacie konanie (PPTX, 1 MB)

Elektronický archív Slovenska (ISEA)  →  Vytvorenie osobného prostredia právnickej osoby  (PPTX, 955 kB)