JEDNODUCHÝ  NÁVOD  NA  MANIPULÁCIU  S  REGISTRATÚRNYMI  ZÁZNAMAMI  
PRE  POVODCOV  REGISTRATÚRY, 
KTORÍ  NEMAJÚ  POVINNOSŤ  VYPRACOVAŤ  
REGISTRATÚRNY PORIADOK  A REGISTRATÚRNY  PLÁN
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky
č. SVS-204-2007/00746  z 22. mája  2007

Čl. 1
Úvodné ustanovenia

	Pôvodca registratúry, ktorý nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán je povinný pri správe registratúrnych záznamov vzniknutých z jeho činnosti  postupovať v súlade s § 16 ods. 2 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov  v znení neskorších predpisov.

Čl. 2
Evidovanie registratúrnych záznamov (dokumentov)

(1) Evidenciu registratúrnych záznamov (dokumentov) treba viesť tak, aby  obsahovala údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu každého registratúrneho záznamu vzniknutého z činnosti pôvodcu registratúry, ako aj došlého záznamu. Evidencia má obsahovať minimálne číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. Samostatne sa vedie evidencia účtovných dokladov v súlade s osobitnými právnymi predpismi.

	(2)  Z dôvodu efektívnosti  a racionálizácie  môže pôvodca registratúry viesť iné, osobitné systematické evidencie pre jednotlivé skupiny dokumentov (napr. objednávky, zákaznícka agenda, bežná korešpondencia, daňová agenda a pod.).

Čl. 3
Úschova  registratúrnych záznamov (dokumentov)

	(1) Úschovu registratúrnych záznamov (dokumentov) zabezpečuje pôvodca registratúry tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo ich neoprávnenému použitiu. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov je pôvodca registratúry povinní  oznámiť túto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu. 

	(2) Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače, archívne boxy a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti.

Čl. 4
Vyraďovanie  registratúrnych záznamov (dokumentov)

	(1) Dokumenty vzniknuté z jeho činnosti  môže pôvodca registratúry navrhnúť na vyradenie až  po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi (ďalej len „lehota uloženia“).

	(2)  Pred vyradením dokumentov je pôvodca registratúry povinný oznámiť túto skutočnosť príslušnému štátnemu archívu. Oznámenie vykoná formou listu (návrhu na vyradenie), v ktorom uvedie názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov (dokumentov), počet úložných jednotiek a časové rozpätie vzniku registratúrnych záznamov (dokumentov) navrhovaných na vyradenie, ako aj skutočnosť, že uplynula ich lehota uloženia a nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť ich pôvodcu.  

	(3)  Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti prepracovanie. Posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví ktoré registratúrne záznamy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 

	(4) Ak  archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z  dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie,  môže pôvodca registratúry registratúrne záznamy (dokumenty) bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.