Nasledujúci vzorový text je návodom na použitie registratúrneho plánu. Bez uvedenia úvodného vysvetľujúceho textu by registratúrny plán stratil svoju zrozumiteľnosť a význam ako interná norma. Bez popisu jeho jednotlivých častí, ako aj spôsobu použitia by táto interná  norma prakticky stratila význam.

	Ponúkaný vzorový text popisuje spôsob odovzdania registratúrnych záznamov do registratúrneho strediska pôvodcu registratúry, možné spôsoby využitia registratúry a jednotlivé úkony v rámci prípravy a realizácie vyraďovacieho konania.

	Text je vypracovaný v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.  Z tohto dôvodu ho môže pôvodca registratúry použiť bez úpravy.

Registratúrny plán na správu registratúry (vzorový úvodný text)

R E G I S T R A T Ú R N Y    P L Á N

...... (presný a úplný názov organizácie)

	PRVÁ  ČASŤ
	Úvodné ustanovenia a základné pojmy

	Čl.  1
	Úvodné ustanovenia

	(1) Tento registratúrny plán vydávame v súlade s § 16 ods. 2 písm. b) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívech a registraturách a o doplnení niektorých zákonic v znení neskorších predpisov.

	(2)  Registratúrny plán .... (presný a úplný názov)  upravuje postup organizačných útvarov  ... (presný a úplný názov organizácie) (ďalej len „organizácia”) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami  a spismi po ich vybavení a uzatvorení, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov. 

	(3)  .... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie) dôsledne dbá, aby každý zamestnanec  dodržiaval  pri správe registratúry  ustanovenia a vecné členenie registratúry podľa registratúrneho plánu. 

	(4) Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov záznamov organizácie  vykonáva príslušný štátny archív (ďalej len „archív”).			

	Čl.  2
	Základné pojmy 

	(1)  Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry organizácie. 

	(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie alebo bola organizácii doručená.

	(3) Registratúrny záznam (dokument) je informácia, ktorú  organizácia  zaevidovala. 

	(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

	(5) Spisový obal  je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

	(6)  Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov organizácii doručených, ktoré boli zaevidované bolo im pridelené číslo. Súčasťou registratúry  sú aj evidenčné pomůcky.

	(7)  Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov.

	(8)  Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

	(9)  Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.  Registratúrna značka sa skladá z .... (upraviť individuálne, podľa používaného registratúrneho plánu organizácie).

	(10)  Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

	(11) Správca registratúry je zamestnanec organizácie, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov organizácie na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti  súvisiace so správou registratúry v organizácii, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.

	(12) Osobitná systematická evidencia je integrálna súčasť registratúry; slúži na evidovanie tzv. špeciálnych druhov registratúrnych záznamov (napr. účtovná, personálna, zákaznícka, technická a iná špecifická agenda).

	DRUHÁ  ČASŤ

Ukladanie spisov a záznamov

Čl.  3
Registratúrny plán

	(1) 	Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

	(2) Registratúrny plán je usporiadaný .... (upraviť individuálne,  podľa zvoleného typu registratúrneho plánu). 

	(3)  Registratúrny plán organizácie a jeho dodatky pripravuje správca registratúry organizácie v spolupráci s vedúcimi organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.

	Čl. 4
	Registratúra organizačného útvaru

	(1)  Spisy organizačného útvaru tvoria registratúru organizačného útvaru. Spisy organizačného útvaru vybavené a uzatvorené v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste na organizačnom útvare, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušného organizačného útvaru. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.

	(2)  Vedúci zamestnanec organizačného útvaru dôsledne dbá o správu registratúry organizačného útvaru; jej správou poverí jedného zamestnanca organizačného útvaru.

	(3)  Spisy, registratúrne záznamy  sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

	(4)  Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Koncepty zostávajú v spise.

	(5)  Poverený zamestnanec organizačného útvaru pred uložením spisu skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, predpísaným znakom hodnoty (ak je v registratrnom pláne stanovený) a lehotou uloženia, neprevezme.

	(6)  Úložné jednotky (spisové dosky so šnúrami, obaly) sa označujú štítkom s názvom organizácie, názvom organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený), lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov.

	(7)  Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku. Vypožičanie a vrátenie sa eviduje. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci organizačného útvaru alebo ním poverený zamestnanec organizačného útvaru. 

	(8)  Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 1), ktorý pripraví v dvoch vyhotoveniach poverený administratívny zamestnanec organizačného útvaru. 

	(9)  Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané  podľa registratúrnych značiek. Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom „0” na pravom okraji pri príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu. 

          (10)  Odovzdávací zoznam obsahuje názov organizácie, názov organizačného útvaru, dátum odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.

	Čl. 5
	Registratúrne stredisko

	(1)  Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

	(2) Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie do spisov, ako aj ich vypožičiavanie a vydávanie výpisov a odpisov z nich.

	(3)  Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.  

	(4) Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených, na základe preberacích zoznamov, podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke  vyznačí jej presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).

	(5)  Organizácia dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.

	(6)  Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca registratúry ďalej  metodicky usmerňuje pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu. Pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska, vrátane vyraďovania špeciálnych druhov registratúrnych záznamov.
	Správca registratúry organizácie pripravuje  registratúrny plán organizácie.

	(7)  Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene, a to na organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli. 

	TRETIA  ČASŤ
	Využívanie registratúry 

	Čl.  6
Využívanie

	(1)  Registratúru organizácie (ďalej len “registratúra”) môžu využívať jej zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.
   
	(2)  Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.

	(3)  Registratúru  možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu.

	Čl. 7 
	Nazeranie do registratúrnych záznamov

	(1)  Zamestnanci organizácie môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre  organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných úloh v prítomnosti  povereného zamestnanca organizačného útvaru alebo správcu registratúry takto: 
 a)  zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez               osobitného povolenia,
  b) zamestnanci organizácie môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom        vedúceho príslušného organizačného útvaru.

	(2)  Organizácia umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov  právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.

	(3) Organizácia môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.

	Čl.  8
	Vypožičiavanie registratúrnych záznamov

	(1)  Zamestnanci organizácie si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku takto:
  a) zamestnanci organizačného útvaru si vypožičiavajú spisy organizačného útvaru bez                  osobitného povolenia,
  b) zamestnanci organizácie si vypožičiavajú spisy iných organizačných útvarov so súhlasom           vedúceho príslušného organizačného útvaru.

	(2)  Zamestnanec organizácie potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 1). Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok do času jeho vrátenia na miesto vypožičaného spisu.

	(3)  Vypožičanie spisu mimo organizáciu môže povoliť len ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie). V takom prípade sa vyhotoví reverz (vzor č. 3) v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.

	(4)  Registratúrne záznamy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Správca registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie) lehotu predĺžiť.  Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu.

	Čl.  9
	Vydávanie výpisov a odpisov

	 Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti. 

ŠTVRTÁ   ČASŤ
	Vyraďovanie spisov

	Čl. 10
	Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov
	a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov

	(1)  Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry  vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.

	(2)  Predmetom vyraďovania sú všetky registraturně záznamy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť organizácie a ktorým uplynuli ich lehoty  uloženia.

	(3)  Vyraďovanie spisov  zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:
  a) registratúrny záznam má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po              vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu
  b) registratúrny záznam nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a  po vyradení  z  registratúry je určený na zničenie. 

	(4)  Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje oddelene na organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú. Vyraďovanie registratúrnych záznamov organizácie obsahujúcich utajované skutočnosti pripravuje ... (presný a úplný názov  organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenie v organizačnom poriadku); vyraďovanie účtovných registratúrnych záznamov organizácie pripravuje ... (presné a úplné označenie organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenie organizačného poriadku)

Čl. 11
	Znak hodnoty 

	(1) Znakom hodnoty „A” sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty “A” sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.

	(2)  Znak hodnoty „A” sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie s vedomím a súhlasom správcu registratúry, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie.

	(3)  Znak hodnoty „A”  je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je organizácia. Výnimku tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti organizácie.

Čl. 12
Lehota uloženia 

	(1) Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán organizácie.

	(2)  Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých organizácia potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní. 

	(3)  Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch predĺžiť.  Lehotu uloženia je možné úpravou registratúrneho plánu a so súhlasom archívu v odôvodnených prípadoch aj skrátiť.

Čl. 13
	Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov

	(1)  Organizácia predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy registratúrnych záznamov (ďalej len „vyraďovanie spisov”) v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto nesmú byť dlhšie ako päť rokov. Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.

	(2)  ... (označenie funkcie vedúceho zamestnaca podľa organizačného poriadku) dôsledne dbá, aby  organizácia zabezpečila pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho plánu.

	(3)  Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom stredisku.  

	(4) Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku spisu.

	(5)  Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty „A” a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty “A”. Takto členený zoznam (vzor č. 2 a 3) je usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu organizácie s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa).

Čl. 14
Návrh na vyradenie spisov

	(1)  Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len „návrh”) (vzor č. 4). Návrh schválený .... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie podľa organizačného poriadku) zaeviduje správca registratúry v denníku. Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko.  

	(2)  Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov označených znakom hodnoty „A” a spisov bez znaku hodnoty „A” vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej úložnej jednotke.
 
	(3)  Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti organizácii na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej straostlivosti a ktoré spisy nemájú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 

	(4) Ak príslušný štátny archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z  dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie,  môže pôvodca registratúry registratúrne záznamy (dokumenty) bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť. 

	(5) Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady organizácie.

Čl. 15
Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty

	(1) Vyradenie spisov sa vyznačé v evidencii registratúrneho strediska.

	(2)  Organizácia zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich  archív  prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov. 

	(3)  Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje ho  archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov „A” vyhotoveného organizáciou (vzor č. 5);  jeho originál jej odovzdá. Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady organizácie.

	(4)  Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do  archívu až po vyradení v nich zaevidovaných spisov.

Čl. 16
Registratúrny plán

nasleduje registratúrny plán organizácie

Čl. 17
Záverečné ustanovenia

(1) Zrušuje sa registratúrny plán vydaný…. pod číslom...... .

(2) Tento registratúrny plán nadobúda účinnost……….  2007.

Vzor č. 1
ZOZNAM REGISTRATÚRNYCH  ZÁZNAMOV ODOVZDÁVANÝCH Z 
ORGANIZAČNÝCH ÚTVAROV DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA

Organizácia:
Organizačný útvar:
Dátum odovzdania:
Odovzdaný ročník:

RZ			Číslo spisu			ZH - LU			Poznámka

Registratúrne stredisko					Odovzdávajúci organizačný útvar
Podpis								Podpis

RZ	- 	registratúrna značka
ZH 	- 	znak hodnoty
LU	- 	lehota uloženia
Poznámka:	Do poznámky sa zapisuje znak “0”, t.j. neodovzdaný spis.

Vzor č. 2 
ZOZNAM VECNÝCH  SKUPÍN  REGISTRATÚRNYCH  ZÁZNAMOV  SO  ZNAKOM  HODNOTY  ”A”  NAVRHNUTÝCH  NA  VYRADENIE

Odtlačok pečiatky (alebo názov) organizácie

							Príloha k návrhu na vyradenie
							Číslo spisu:
							Dátum

	Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty ”A” 
navhrnutých na vyradenie

__________________________________________________________________________________
Por.     RZ            Názov vecnej 		ZH              Rozpätie            Množstvo		Poznámka
č.                              skupiny             	LU              rokov  
___________________________________________________________________________________

Por. č.       		- poradové číslo
RZ            		- registratúrna značka
Vecná skupina 		- názov podľa registratúrneho plánu
ZH            		- znak hodnoty
LU            		- lehota uloženia
Množstvo     	         	- počet fasciklov, balíkov a pod.
Poznámka      		- napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Vzor č. 3 
ZOZNAM VECNÝCH  SKUPÍN  REGISTRATÚRNYCH  ZÁZNAMOV  BEZ  ZNAKU  HODNOTY  ”A”  NAVRHNUTÝCH  NA  VYRADENIE

Odtlačok pečiatky  (alebo názov) organizácie

							Príloha k návrhu na vyradenie
							Číslo spisu:
							Dátum

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”
navrhnutých na vyradenie

___________________________________________________________________________________
Por.     RZ    	      Názov vecnej 		LU 	  Rozpätie 	Množstvo	Poznámka
č.             	         skupiny        			  rokov
___________________________________________________________________________________

Por. č.       		- poradové číslo
RZ            		- registratúrna značka
Vecná skupina	 	- názov podľa registratúrneho plánu
LU            		- lehota uloženia
Množstvo      		- počet fasciklov, balíkov, šanonov, a pod.
Poznámka     	 	- napr. obmedznie prístupu, fyzický stva a pod.

Vzor č. 4 
NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH  ZÁZNAMOV

Papier s predtlačeným názvom organizácie
						
							Ministerstvo vnútra SR
							Štátny archív v ...
							pobočka ...
							presná adresa

Vaše číslo/zo dňa			Naše číslo		Vybavuje		Dátum

Vec
Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov
- predloženie_____________________________________

	Podľa  § 19 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti .................................., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.

	Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom ...........................  č. .......... z roku ....... nyvrhujeme vyradiť takto:

1.	záznamy so znakom hodnoty ”A” v počte .......... položiek z rokov ........... odovzdať do Slovenského národného archívu.
2.	Záznamy bez znaku hodnoty ”A” v počte ......... položiek z rokov ............. odovzdať na zničenie.

	Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku ...................... (názov organizácie).
 
  	Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia.
	Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju činnosť.
	Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty  ”A”, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”, ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.

2 prílohy

								odtlačok pečiatky
								         podpis
								titul, meno, priezvisko
								       funkcia
Vzor č. 5
ZOZNAM  ODOVZDÁVANÝCH  ARCHÍVNYCH  DOKUMENTOV

__________________________________________________________________________________
Por.     RZ    	      Názov vecnej 		Rok	     Číslo ukladacej	           Poznámka
č.             	         skupiny        			         jednotky
___________________________________________________________________________________

1.
2.
.
.
.

.................................					..........................................................
          dátum							meno, priezvisko a podpis
							zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval

Por. č.       		    - poradové číslo
RZ            		    - registratúrna značka
Názov vecnej skupiny	    - názov podľa registratúrneho plánu
Rok			    - rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov
Číslo ukladacej jednotky   - číslo alebo čísla  obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené                                                              odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny
Poznámka     	 	    - napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stva a pod.