JEDNODUCHÝ  NÁVOD  NA  MANIPULÁCIU  S  REGISTRATÚRNYMI  ZÁZNAMAMI  
PRE  POVODCOV  REGISTRATÚRY, 
KTORÍ  NEMAJÚ  POVINNOSŤ  VYPRACOVAŤ  
REGISTRATÚRNY PORIADOK  A REGISTRATÚRNY  PLÁN

Čl. 1
Úvodné ustanovenia

	Pôvodca registratúry, ktorý nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán je povinný pri správe registratúrnych záznamov vzniknutých z jeho činnosti  postupovať v súlade s § 16 ods. 2 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov  v znení neskorších predpisov.

Čl. 2
Evidovanie registratúrnych záznamov (dokumentov)

(1) Evidenciu registratúrnych záznamov (dokumentov) treba viesť tak, aby  obsahovala údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu každého registratúrneho záznamu vzniknutého z činnosti pôvodcu registratúry, ako aj došlého záznamu. Evidencia má obsahovať minimálne číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. Samostatne sa vedie evidencia účtovných dokladov v súlade s osobitnými právnymi predpismi.

	(2)  Z dôvodu efektívnosti  a racionálizácie  môže pôvodca registratúry viesť iné, osobitné systematické evidencie pre jednotlivé skupiny dokumentov (napr. objednávky, zákaznícka agenda, bežná korešpondencia, daňová agenda a pod.).

Čl. 3
Úschova  registratúrnych záznamov (dokumentov)

	(1) Úschovu registratúrnych záznamov (dokumentov) zabezpečuje pôvodca registratúry tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo ich neoprávnenému použitiu. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov je pôvodca registratúry povinný  oznámiť túto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu. 

	(2) Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače, archívne boxy a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti.

Čl. 4
Vyraďovanie  registratúrnych záznamov (dokumentov)

	(1) Dokumenty vzniknuté z jeho činnosti  môže pôvodca registratúry zničiť až  po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi (ďalej len „lehota uloženia“).

	(2) V prípade, že pôvodca predloží štátnemu archívu návrh na vyradenie a archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z  dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie,  môže pôvodca registratúry registratúrne záznamy (dokumenty) bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.