Archívne štandardy

Všeobecný medzinárodný štandard pre archívny opis ISAD(G) poskytuje všeobecné pokyny pre prípravu archívnych opisov. Má sa používať s existujúcimi národnými normami alebo ako základ pre vytvorenie národných noriem. Účelom tohto archívneho opisu je určiť a vysvetliť kontext a obsah archívnych dokumentov s cieľom propagovať jeho dostupnosť. Toto je možné vytvorením presného a náležitého uvádzania informácií a systémom ich usporiadania v súlade s vopred určenými modelmi. Procesy súvisiace s opisom sa môžu začať počas vytvárania alebo pred vytvorením dokumentov a budú pokračovať počas celej doby života dokumentov. Tieto procesy umožňujú zaviesť intelektuálnu kontrolu potrebnú na vytvorenie spoľahlivých, autentických, zmysluplných a prístupných archívnych opisov, ktoré budú časovo neobmedzené.

Archívny opis v najširšom zmysle pojmu zahŕňa všetky informácie bez ohľadu na to, v akej fáze vznikli. V každej fáze zostávajú informácie o dokumentoch dynamické a môžu sa dopĺňať na základe nových poznatkov o ich obsahu alebo kontextu ich vzniku. Najmä počítačové informačné systémy môžu slúžiť na integráciu alebo výber položiek informácií podľa požiadaviek, na ich aktualizáciu alebo doplnenie. Zatiaľ čo tieto pravidlá sa zameriavajú na opis archívnych dokumentov po bode, v ktorom sa vybrali pre uchovanie, môžu sa tiež použiť na skoršie štádiá existencie dokumentov. Tento štandard obsahuje všeobecné pravidlá na archívny opis, ktoré sa môžu použiť bez ohľadu na formu alebo nosič archívnych dokumentov. Pravidlá uvedené v tomto štandarde nie sú pokynmi pre opis špeciálnych dokumentov ako sú pečate, zvukové záznamy alebo mapy. Manuály určujúce opisné pravidlá pre takéto dokumenty už existujú. Tento štandard by sa mal používať spolu s týmito manuálmi, aby sa tak vytvoril ich náležitý opis.