Správa registratúry

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov (dokumentov), prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Predmetom správy registratúry teda je zabezpečovanie manipulácie s registratúrnymi záznamami (dokumentmi), komplexná starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby u ich pôvodcu. Práva a povinnosti, ktoré pôvodcom registratúrnych záznamov pri ich správe vznikajú, ustanovuje § 16 zákona č. 395/2002 Z. z.. Správu registratúry, resp. postup jednotlivých pôvodcov pri správe registratúrnych záznamov (dokumentov) upravujú aj ustanovenia ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov.

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-OAR1-2022/022028 k správe registratúry vzniknutej z činnosti obce k príspevku za ubytovanie odídenca

Registratúra vzniknutá z činnosti obce v súvislosti s  príspevkom za ubytovanie odídenca podľa §36a zákona č. 480/2002 Z. z. o azyle a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov je integrálnou súčasťou registratúry obce. Obec ju spravuje v súlade so svojim registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom.

Pre tento účel použije registratúrne značky

VX	Odídenci
VX1	Zmluva o poskytnutí ubytovania odídencom (čestné vyhlásenie oprávnenej osoby a kópia dokladu o tolerovanom pobyte na území Slovenskej republiky, výkaz o počte nocí)	5 po strate platnosti
VX2	Prehľad o uplatnených príspevkoch	5

Registratúrne záznamy v rámci tejto agendy, ktoré majú charakter účtovného záznamu obec spracováva v súlade so zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.

Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste v predmete elektronického podania zaslaného prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk miesto „Všeobecná agenda“, resp. v predmete veci odoslaného záznamu z Vášho informačného systému na správu registratúry, ktorý je integrovaný z e-schránkou obce, uvádzali text „Prehľad o uplatnených príspevkoch - názov obce - mesiac/rok“.

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-OAR1-2022/016340 k uchovávaniu a vyraďovaniu účtovných záznamov

Účtovné záznamy (listinné, ako aj elektronické) sú integrálnou súčasťou registratúry pôvodcu registratúry/účtovnej jednotky (ďalej len „pôvodca“). Zaraďujeme ich medzi tzv. špeciálne druhy registratúrnych záznamov, na ktoré sa vzťahujú okrem zákona  č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon č. 395/2002 Z. z.“) aj iné osobitné právne predpisy, ktoré určujú špeciálny režim ich správy. 

Manipuláciu s účtovnými záznamami upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon č. 431/2002 Z. z.“).

V súvislosti s prijatím zákona č. 456/2021 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon  č. 431/2002 Z. z. s účinnosťou od 1. januára 2022 dochádza k úprave spracovania a uchovávania účtovných záznamov. Na jeho základe vydáva odbor archívov a registratúr sekcie verejnej správy Ministerstva vnútra Slovenskej republiky toto usmernenie.

Pôvodca zabezpečuje správu registratúry účtovných záznamov listinne, t. j. bez využitia elektronického informačného systému alebo elektronicky. V prípade elektronickej správy používa špecializovaný softvér, pomocou ktorého sa evidujú účtovné záznamy. Účtovný záznam zaevidovaný v osobitnej systematickej evidencii sa považuje za riadne zaevidovaný registratúrny záznam v rámci správy registratúry. Jeho evidencia v registratúrnom denníku je nadbytočná.

Pôvodca postupuje pri spracovávaní účtovných záznamov podľa § 31 až 33 zákona č. 431/2002 Z. z., kde sú zadefinované požiadavky na vierohodnosť účtovného záznamu, preukázateľnosť účtovného záznamu a proces jeho transformácie.  

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť

a) podpisovým záznamom zodpovednej osoby,

b) elektronickou výmenou údajov alebo

c) vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

V súlade s § 32 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. sa podpisovým záznamom rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.

Podľa § 32 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z. sa elektronickou výmenou údajov rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.

Podľa § 32 ods. 6 zákona č. 431/2002 Z. z. sa vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.

Transformáciu účtovného záznamu ustanovuje § 33 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. ako zmenu z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo opačne, pričom neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Pôvodca môže vykonať transformáciu toho istého preukázateľného záznamu len raz.

Pôvodca môže podľa § 33 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov pôvodca môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinný uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Pôvodca vykoná transformáciu

1. podľa § 33 ods. 3 a 4 zákona č. 431/2002 Z. z.  zaručenou konverziou v súlade s osobitnými právnymi predpismi,

2. podľa § 33 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z. skenovaním, ak zabezpečí

    a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,

    b) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,

    c) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,

    d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu, alebo

3. podľa § 33 ods. 6 zákona č. 431/2002 Z. z. vytlačením pri zabezpečení neporušenosti a čitateľnosti obsahu účtovného záznamu.

Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu podľa § 33 ods. 2 až 6 zákona č. 431/2002 Z. z., sa považuje podľa § 33 ods. 7 zákona č. 431/2002 Z. z. za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe (originál), ak osobitné predpisy neustanovujú inak. 

Uchovávanie a ochranu účtovných záznamov ustanovujú § 35 a 36 zákona č. 431/2002 Z. z.  Vo všeobecnosti sú účtovné záznamy záznamami bez trvalej dokumentárnej hodnoty, čo znamená, že po uplynutí ustanovenej lehoty uloženia sú určené na zničenie.

Pôvodca sa môže rozhodnúť v akej podobe bude uchovávať účtovné záznamy. 

1. Ak bude pôvodca uchovávať účtovné záznamy v listinnej podobe  

a) Doručené elektronické účtovné záznamy obsahujúce kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať transformuje do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými právnymi predpismi. Elektronické originály týchto účtovných záznamov môže zničiť bez vyraďovacieho konania. Vyhotovené listinné zaručené konverzie účtovných záznamov zaradí pôvodca do vyraďovacieho konania po uplynutí ustanovenej lehoty uloženia 10 rokov.

b) Doručené elektronické účtovné záznamy neobsahujúce kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať transformuje pomocou zariadenia výpočtovej techniky, ktorá umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu. Elektronické originály týchto účtovných záznamov môže zničiť bez vyraďovacieho konania. Listinné záznamy vzniknuté transformáciou vytlačením uchováva pôvodca v súlade s § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. počas lehoty uloženia 10 rokov.

2. Ak bude pôvodca uchovávať účtovné záznamy v elektronickej podobe

a) Doručené listinné účtovné záznamy môže transformovať do elektronickej podoby zaručenou konverziou. Ak pôvodca vyhotovuje zaručenú konverziu účtovných záznamov postupuje podľa § 16 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. a listinné originály týchto účtovných záznamov môže zničiť bez vyraďovacieho konania. Vyhotovené elektronické zaručené konverzie účtovných záznamov zaradí pôvodca do vyraďovacieho konania až po uplynutí ustanovenej lehoty uloženia 10 rokov.  

alebo

b) Doručené listinné účtovné záznamy môže transformovať do elektronickej podoby skenovaním. Nakoľko účtovné záznamy sú záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty z hľadiska zákona č. 395/2002 Z. z. nie je potrebné vykonávať ich transformáciu zaručenou konverziou. Listinnéoriginály účtovných záznamov, z ktorých pôvodca vyhotovil elektronické kópie (skeny), môže navrhnúť na vyradenie pred uplynutím ich lehoty uloženia (ihneď). Podmienkou vyradenia týchto dokumentov je, že v predloženom návrhu na vyradenie pôvodca povinne doplní vyhlásenie, že v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. má vyhotovené ich vierohodné kópie. Elektronickézáznamy vzniknuté transformáciou skenovaním uchováva pôvodca v súlade s § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. počas lehoty uloženia 10 rokov.

Pri zabezpečení účtovných záznamov počas ich uchovávania je pôvodca povinný dodržať určený spôsob uchovávania účtovných záznamov, ktorý si sám zvolí a upraví aj v registratúrnom poriadku alebo inom internom predpise upravujúcom vedenie a správu účtovnej agendy.

Dôležitou povinnosťou pre pôvodcu pri uchovávaní záznamov vzniknutých transformáciou skenovaním je zabezpečiť také technické podmienky, aby počas celej 10 ročnej lehoty uloženia bolo možné záznamy sprístupniť používateľsky vnímateľným spôsobom na rôzne účely (napr. na vykonanie kontroly).

Pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti je pôvodca povinný podľa § 35 ods. 8 zákona č. 431/2002 Z. z. informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jeho účtovnej dokumentácie iným pôvodcom alebo fyzickou osobou; o tejto skutočnosti informuje aj štátny archív, pričom postupuje v súlade s § 16 ods. 2 písm. o) zákona č. 395/2002 Z. z.

Podľa § 39w ods. 4 zákona č. 431/2002 Z. z. sa ustanovenie § 35 v znení účinnom od 1. januára 2022 môže použiť aj na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie, ktorá vznikla pred 1. januárom 2022 za predpokladu, že sa dodržia ustanovenia § 31 až 33 v znení účinnom od 1. januára 2022.

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky  č. SVS-OAR1-2021/010495 o správe registratúry pri výkone home office 

 Ak pôvodca registratúry vytvára registratúrne záznamy v rámci nariadeného home office, určí jednotný postup pri správe v tomto režime vzniknutej registratúry.

Pri ustanovení jednotného postupu treba rešpektovať ustanovenia zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, a to najmä ustanovenia § 16 ods. 2  písm. a) evidovať všetky došlé a odoslané záznamy (elektronické, neelektronické).

Ak pôvodca spravuje registratúru prostredníctvom informačného systému na správu registratúry a ním nastavené bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému to umožňujú, zabezpečí zamestnancom v režime home office prístup do tohto systému.

Ak bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému neumožňujú zamestnancom v režime home office nastaviť prístup do informačného systému alebo pôvodca nemá informačný systém zavedený, odporúča sa pre externú aj internú komunikáciu využívať e-mail, za prísneho dodržania povinnosti ustanovenej  § 16 ods. 2 písm. a) zákona č. 395/2002 Z. z.

Všetky registratúrne záznamy vzniknuté v rámci home office, majú byť uchovávané v registratúre pôvodcu.