Uschovanie archívnych dokumentov

Podľa odseku 2 § 8 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov je vlastník archívneho dokumentu povinný zabezpečovať ochranu archívneho dokumentu, najmä konzervovanie alebo reštaurovanie archívneho dokumentu, ak to vyžaduje jeho fyzický stav. Okrem toho je povinný umožňovať výkon štátneho odborného dozoru a poskytovať potrebnú súčinnosť; strpieť na nevyhnutný čas nútenú úschovu archívneho dokumentu; ponúknuť archívny dokument ministerstvu na prednostné odkúpenie alebo zmluvnú úschovu, ak sám nie je schopný zabezpečiť jeho ochranu (súčasťou ponuky na odkúpenie je návrh ceny); oznamovať archívu, ktorý eviduje archívny dokument, zmenu jeho vlastníka alebo držiteľa, zmenu miesta jeho uloženia, jeho stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie; informovať nového vlastníka pri prevode vlastníctva k archívnemu dokumentu o zákaze jeho trvalého vývozu; požiadať ministerstvo o povolenie na trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu; požiadať ministerstvo o povolenie na dočasný vývoz archívneho dokumentu; zabezpečiť, ak je vyvážajúcim, vyhotovenie konzervačnej kópie pred dočasným vývozom archívneho dokumentu; uhradiť náklady spojené so zmluvnou úschovou a nútenou úschovou archívneho dokumentu; predložiť cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho; predložiť na žiadosť archívu archívny dokument na vyhotovenie jeho konzervačnej kópie.

     Vlastník archívneho dokumentu môže na základe zmluvy uložiť archívne dokumenty aj do depozitu štátneho archívu. Archív vedie evidenciu depozitov, ktorá obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy a do nútenej úschovy. V evidencii depozitov sa evidujú aj depozitné zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. Súčasťou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov.