Vnútroinštitucionálna participácia

Samostatnou témou, ktorá predstavuje doplnkovú aktivitu, naviazanú na optimalizáciu riadenia participatívnych procesov, je téma vnútroinštitucionálnej participácie, teda participácie, ktorá je realizovaná dovnútra úradu. Mnohé projekty a verejné politiky majú prekrývajúce sa kompetencie viacerých oddelení v rámci úradu. Predpokladom dobre riadeného procesu participácie je preto aj tok informácií, výmena údajov a spolupráca medzi rôznymi odbormi a oddeleniami. To je však často kameňom úrazu.

Najčastejšou prekážkou fungujúcej medziodborovej spolupráce je nedostatočný tok informácií na úrovni radových zamestnancov, ktorí nie sú na riadiacich pozíciách. Vnútroinštitucionálna komunikácia je teda prvým krokom, na zlepšenie medziodborovej spolupráce. Neznamená to však len zaviesť najnovšie komunikačné technológie, ale vytvoriť prostredie, v ktorom sa ľudia naprieč úradom poznajú. Majú možnosť rozprávať sa aj neformálne s kolegami z iných oddelení a odborov, čo umožňuje voľnejší tok informácií po úrade. Keď ľudia o sebe navzájom vedia, vedia, kto na čom pracuje, a majú prístup k informáciám z iných oddelení, ktoré by boli užitočné pre prácu na ich projekte, ďalší krok k medziodborovej spolupráci a potom aj participácii je jednoduchý.

Tímy koordinátorov participácie spracovali projekty na podporu vnútroinštitucionálnej participácie, ktoré vychádzajú z potrieb jednotlivých zapojených samosprávnych krajov. Ich cieľom je nadizajnovanie a realizácia opatrení, ktoré prispievajú k zlepšeniu spolupráce a komunikácie medzi zamestnancami, a budujú novú kultúru komunikácie a zdieľania informácií na úradoch.

Existujú na to dva prístupy - formálny a neformálny. Oba sú potrebné a mali by sa dopĺňať. Koordinátori participácie sa vo svojich projektoch (nižšie) zamerali na neformálne/mäkké aktivity.

1. Formálna úroveň

Ide o nastavenie procesov riadenia úradu, od komunikácie až po riadenie projektu. Procesy možno posilniť zavedením a zefektívnením používania digitálnych nástrojov na komunikáciu, riadenie projektov atď. Takéto procesy musí zaviesť zhora vedenie úradu.

2. Neformálna úroveň

Ide o mäkké aktivity, ktoré vytvárajú prostredie, v ktorom sa ľudia majú možnosť navzájom spoznať, stretnúť sa, a tak lepšie prúdia informácie. Túto úroveň môžu nastaviť a podporiť koordinátori participácie s mandátom vedenia úradu.

• Typy aktivít:
• vytváranie priestoru na neformálne stretnutia
  • Budovy mnohých úradov neumožňujú ich zamestnancom, aby sa na chvíľu pohodlne stretli a vymenili si pár slov. Práve takéto rozhovory však môžu viesť k spoznávaniu ľudí z iných oddelení, identifikácii prekrývajúcich sa spoločných projektov a príležitostí na spoluprácu. V prípade už nadviazanej spolupráce umožní príležitosť rýchleho stretnutia pri káve skontrolovať určité veci a rýchlo posunúť projekt dopredu.
• (medzi)odborové raňajkové stretnutia
• Dobrovoľné neformálne stretnutia pri raňajkách, na ktorých sa zamestnanci z rôznych oddelení rozprávajú o novinkách na svojom oddelení, sú skvelou príležitosťou nadviazať nové kontakty a získať lepšiu predstavu o dianí na iných oddeleniach alebo odboroch. Takéto stretnutia môžu byť viac alebo menej facilitované a môžu sa využiť aj na výmenu príkladov dobrej praxe, napríklad pozvaním zaujímavých hostí.
•  spoločný kalendár
• Jednotlivé oddelenia často nevedia, aké podujatia a workshopy plánujú kolegovia z iných oddelení. To môže často znamenať, že im uniknú podujatia, ktoré by boli prínosné pre ich vlastnú prácu, alebo že iné oddelenie zapája rovnakú cieľovú skupinu, s ktorou oni sami potrebujú pracovať. Namiesto toho, aby sa v krátkom čase dvakrát kontaktovali tí istí ľudia z dvoch rôznych oddelení, by bolo lepšie, keby sa oddelenia najprv spoločne dohodli a skoordinovali svoje aktivity (či už spojením do jednej činnosti, alebo ich primeraným časovým plánovaním). Spoločný kalendár, v ktorom by každé oddelenie včas uvádzalo aktivity zamerané na externú laickú a odbornú verejnosť, by tak zefektívnil prácu úradu.
• interný informačný bulletin
  • Interný bulletin v zaujímavom, čitateľnom formáte zabezpečí, aby sa všetci dozvedeli o kľúčových projektoch a iniciatívach, ktoré sa na úrade uskutočňujú. Možno ho využiť aj na postupné predstavenie jednotlivých oddelení, odborov či útvarov, ich činností a zamestnancov.
• interné konferencie
  • Interná konferencia pre celý úrad umožní prezentovať kľúčové činnosti úradu a plány na nadchádzajúce obdobie. Keďže všetci zamestnanci orgánu sú na jednom mieste, je to aj príležitosť na stretnutie zástupcov z rôznych oddelení a vytvorenie siete v rámci celého orgánu prostredníctvom interaktívneho scenára. Takáto konferencia sa môže organizovať napr. 1 – 2 krát ročne.
• teambuildingy a iné neformálne aktivity
• Teambuildingy sú bežnou praxou vo väčšine úradov. Nie vždy však vedú k skutočnému posilneniu vzťahov v rámci tímu. Preto je dobré premyslieť si konkrétne aktivity, ktoré počas teambuildingu povedú k želaným výsledkom, napr. spoznávanie členov tímu alebo posilňovanie vzťahov medzi ľuďmi, ktorí sa už dobre poznajú. (Koordinátori participácie nie sú organizátor teambuildingov. Môžu však pomôcť nastaviť správny scenár, ktorý skutočne povedie k dosiahnutiu cieľov).
• • školenia v oblasti online nástrojov na komunikáciu, riadenie projektov a zdieľanie údajov
    • Úrady už často disponujú potrebnými digitálnymi nástrojmi na efektívnejšiu komunikáciu alebo riadenie projektov (napr. MS Teams, Sharepoint atď.). Zamestnanci však nepoznajú ich funkcie a ich používanie sa nevyžaduje. Školenia a oboznámenie sa s užitočnými funkciami môžu zefektívniť ich používanie.

Príklady aktivít z úradov samosprávnych krajov

Tímy koordinátorov participácie spracovali projekty na podporu vnútroinštitucionálnej participácie, ktoré vychádzajú z potrieb jednotlivých úradov samosprávnych krajov. Ich cieľom je nadizajnovanie a realizácia opatrení, ktoré prispievajú k zlepšeniu spolupráce a komunikácie medzi zamestnancami, a budujú novú kultúru komunikácie a zdieľania informácií na úradoch.

• Medziodborové projektové porady
  • Mnoho agend, ktorým sa krajské úrady venujú, presahujú kompetencie jedného oddelenia či dokonca jedného odboru. To je prípad aj Prešovského samosprávneho kraja a agend, do ktorých sú zapojené koordinátorky participácie. Napr. proces zameraný na podporu cyklodopravy si vyžaduje spoluprácu odboru strategického rozvoja, odboru dopravy a v určitej miere aj odboru školstva. Proces zameraný na podporu sociálne vylúčených komunít zapája všetky vyššie spomenuté odbory a navyše aj odbor zdravotníctva, kultúry, sociálnych vecí, či majetku a investícií. Pre zaistenie efektívneho plánovania a realizácie činností spojených s týmito agendami začal PSK zavádzať projektové porady, ktorých sa zúčastňujú zástupcovia všetkých relevantných odborov pracujúcich na danom projekte či agende. Porady umožňujú koordináciu práce a rozdelenie rolí medzi jednotlivé pracoviská, vyvarujú sa duplikovaniu práce medzi odbormi a naopak, zaisťujú optimálne využitie kapacít a expertíz jednotlivých pracovísk. Dôležité je poznamenať, že na poradách sa väčšinou nezúčastňujú vedúci pracovníci, ale predovšetkým referenti, ktorí sú zodpovední za realizáciu jednotlivých činností.
• Letná škola pre nastavenie strategického smerovania odboru
  • Banskobystrický samosprávny kraj už vie, aké dôležité je správne nastavenie strategického smerovania nielen úradu, ale jednotlivých odborov, a aké dôležité je, aby s ním boli zladení aj jednotliví zamestnanci. A čo je lepším miestom na vymýšľanie stratégie, ako niekoľkodňová letná škola, ktorá sa koná mimo úrad, spojená aj s teambuildingovými aktivitami? V BBSK si koordinátorky participácie celý proces vyskúšali pri novovzniknutom odbore školstva a reformy vzdelávania, ktorý vznikol spojením dvoch predtým samostatných pracovísk. Zamestnanci na úrovni referentov spoločne identifikovali potreby a problémy prijímateľov služieb ich odboru, spoločne navrhli opatrenia a vo výsledku spoločne vytvorili akčný plán svojho odboru, ktorý budú v nasledujúcom období napĺňať. Vďaka tomuto procesu teraz každý zamestnanec novovzniknutého odboru má hlbšie porozumenie smerovania svojho pracoviska, lepšie chápe, ako do seba zapadajú jednotlivé aktivity a vnímajú hodnotu svojej práce.
• Úprava zdieľaných priestorov úradu
  • Koordinátorky participácie v Žilinskom samosprávnom kraji identifikovali ako hlavnú bariéru pre tok informácií medzi jednotlivými pracoviskami fyzické usporiadanie priestorov ich úradu. Nemali totiž žiadne zdieľané priestory, ktoré by umožňovali zamestnancom dvoch rôznych pracovísk sa na chvíľku pohodlne stretnúť a prehodiť pár slov. Koordinátorky participácie sa tak rozhodli do chodieb úradu umiestniť kávové stolíky. Rovnako drobnými odkazmi motivovali zamestnancov úradu, aby stolíky využili na konverzáciu s kolegami. Po úspešnom pilotnom vyskúšaní niekoľkých stolíkov iniciatíva postupne otvorila ďalšie kúty budovy konverzáciám.
• Medziodborové raňajky
  • Neformálne stretnutia pri raňajkách, počas ktorých si zamestnanci rôznych pracovísk povedia, čo je u nich nové, sú skvelou príležitosťou na nadviazanie nových kontaktov. Získanie lepšieho prehľadu, čo sa deje na iných odboroch a identifikovanie príležitosti pre spoluprácu. Nitriansky samosprávny kraj sa rozhodol takéto stretnutia iniciovať pre vedúcich jednotlivých pracovísk na štvrťročnej báze. Týmto spôsobom sa začnú prepájať jednotlivé odbory, identifikovať presahy pre spoluprácu. Neskôr je v pláne obdobné raňajky organizovať aj pre radových zamestnancov odborov.
• Dobrovoľnícke aktivity
  • Ďalší spôsob, ako začať prepájať zamestnancov rôznych pracovísk sú neformálne aktivity mimo tradičného zázemia úradu. Nemusí ísť len o klasický teambuilding, či spoločenské akcie. Napríklad Košický samosprávny kraj sa rozhodol svojich zamestnancov zapojiť do čistenia brehu a okolia jazera. Týmto spôsobom zabil dve muchy jednou ranou: zmobilizoval veľké množstvo osôb pre dobrú vec, a navyše vytvoril priestor na prepojenie zamestnancov z rôznych pracovísk a nadviazanie nových kontaktov.

Viac informácií o projektoch vnútroinštitucionálnej participácie:

• Prešovský samosprávny kraj (PDF, 550 kB)
• Banskobystrický samosprávny kraj (PDF, 544 kB)