Verejná správa

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky   Dnes je 5. august 2020, streda
 

Často kladené otázky

Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon”). 

Povinnosti  pôvodcu registratúry

Citovaný zákon ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov.

Ukladá im povinnosť starať sa o:

  • riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov),
  • zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,
  • účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu,  zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),
  • riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry, zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie,
  • riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov  (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia, minimálne jedenkrát za päť rokov; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný štátny archív  na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej  hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),
  • oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti (napr. zmenu právnej formy ), a pod.,
  • odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu,
  • odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

 

Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok?

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán  a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Ostatní pôvodcovia registratúry, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu sú povinní vypracovať iba registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Ak z činnosti pôvodcu registratúry nevznikajú žiadne dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, alebo výsledky jeho činnosti sú predmetom autorského práva, nemá povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Musím evidovať dokumenty?

Zákon o archívoch a registratúrach stanovuje ako povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty.

Môžem k niektorým dokumentom obmedziť prístup?

Zákon o archívoch a registratúrach umožňuje v § 13 obmedzenie prístupu k dokumentom jednak samotným štátnym archívom a tiež pôvodcom registratúry v registratúrnom štádiu, ako aj pri odovzdávaní archívnych dokumentov vzniknutých z ich činnosti do trvalej archívnej starostlivosti príslušného štátneho archívu v maximálnej dĺžke 30 rokov od ich odovzdania. Zákon zároveň zavádza ako povinné obmedzenie prístupu ku všetkým tým dokumentom, ktoré obsahujú osobné údaje, a to v dĺžke trvania 90 rokov od ich vzniku.

 Môžem moje dokumenty hromadne vyviezť mimo Slovenskú republiku?

Zákon trvalý vývoz netriedených registratúr nepripúšťa. V prípade odôvodnenej potreby dočasného vývozu celej registratúry, alebo jej časti mimo územia Slovenskej republiky je nutné požiadať o súhlas Ministerstvo vnútra SR.

Sankcie

Za neplnenie alebo porušenie povinností stanovených zákonom o archívoch a registratúrach hrozí pôvodcom registratúry možná sankcia až do výšky 1 milióna slovenských korún. K takémuto sankčnému konaniu sa pristupuje štandardným spôsobom, po vykonaní štátneho odborného dozoru zo strany príslušného štátneho archívu, zistení nedostatkov, stanovení opatrení na ich odstránenie a po ich opätovnom zistení  pri kontrole plnenia opatrení na odstránenie nedostatkov.

Vyhláška MV SR

Oblasť hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov a ochrany registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov upravuje zákon o archívoch a registratúrach a podrobnejšie vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška”). Ostatná novela vyhlášky č. 76/2017 Z. z. nadobudla účinnosť 1. júna 2017.

 

Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov (dokumentov) 

Po uplynutí lehoty uloženia registratúrnych spisov nasleduje ich zničenie alebo uloženie do archívu. Rozhodnutie sa vykoná na základe registratúrneho plánu organizácie a až po odsúhlasení príslušným archívom. Akým spôsobom prebieha vyraďovanie dokumentov?

 Čo je vyraďovanie? 

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy/spisy, ktorým uplynula lehota uloženia. Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ukladáme do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničíme. Podrobnosti o vyraďovaní registratúrnych záznamov stanovuje zákon o archívoch a registratúrach a vyhláška MV SR.

Dôležitosť registratúrneho plánu

Pre vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov je najdôležitejší registratúrny plán, ktorý rozdeľuje registratúru na dve základné skupiny – záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Z činnosti tých organizácií, ktoré nemali povinnosť vypracovať registratúrny plán vznikajú iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Registratúrny plán zároveň rozdeľuje celú registratúru (všetky dokumenty vzniknuté z činnosti pôvodcu registratúry) do logických vecných skupín, podľa potrieb pôvodcu registratúry a každej z nich stanovuje dĺžku jej prevádzkovej potreby vyjadrenú v rokoch (lehota uloženia).

Rozhodnutie o vyradení záznamov

Po posúdení  dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie vydá príslušný štátny archív rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, v ktorom rozhodne o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, ako aj o tom, ktoré registratúrne záznamy (dokumenty)  môže pôvodca registratúry zničiť.

Ak pôvodca registratúry navrhol na vyradenie iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty, môže príslušný štátny archív vziať takýto návrh na vyradenie iba na vedomie. V takomto prípade, ak nebude pôvodcovi registratúry vydané zo strany štátneho archívu rozhodnutie o vyradení do 60 dní od predloženia návrhu, môže registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.

Preberanie archívnych dokumentov do archívu

Štátny archív alebo archív organizácie preberá do trvalej archívnej úschovy ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí  archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol.

 Ochrana dokumentov

Vyhláška MV SR vo svojej II. časti stanovuje pravidlá ochrany dokumentov a kritériá pre priestory ich uloženia (registratúrne stredisko). Stanovuje pravidlá pre preventívnu ochranu dokumentov, ochranu pred odcudzením, ochranu pred požiarom, ochranu pred vodou, ako aj ďalšími degradačnými činiteľmi.

 

 

Dôležité odkazy

Dôležité oznamy