Správa registratúry


Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov (dokumentov), prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Predmetom správy registratúry teda je zabezpečovanie manipulácie s registratúrnymi záznamami (dokumentmi), komplexná starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby u ich pôvodcu. Práva a povinnosti, ktoré pôvodcom registratúrnych záznamov pri ich správe vznikajú, ustanovuje § 16 zákona č. 395/2002 Z. z.. Správu registratúry, resp. postup jednotlivých pôvodcov pri správe registratúrnych záznamov (dokumentov) upravujú aj ustanovenia ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov.



Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-OAR1-2025/045707

k správe transformovaných registratúrnych záznamov



 1. VŠEOBECNÉ ZÁSADY TRANSFORMOVANIA REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV 


1.1   Čo je transformácia a transformovaný registratúrny záznam 

Transformácia registratúrneho záznamu (ďalej len „transformácia“) je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu. 

Transformovaným registratúrnym záznamom (ďalej len „TRZ“) sa rozumie registratúrny záznam, ktorý môže nahrádzať pôvodný registratúrny záznam (ďalej len „originál“). Pôvodca registratúry môže rozhodnúť o zničení alebo uchovávaní originálu po jeho transformácii. 

Transformáciou je aj vyhotovenie neelektronickej kópie elektronického registratúrneho záznamu podľa § 6 ods. 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

Pôvodca registratúry môže podľa § 16b ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z.  o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon č. 395/2002 Z. z.“) vykonať transformáciu len hodnoverného registratúrneho záznamu, ak
tento registratúrny záznam ešte nebol predmetom transformácie. 

Tvorba TRZ je prípustná aj u špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ak to iný osobitný právny predpis neustanovuje inak.   

1.2   Kto môže realizovať transformáciu

Transformáciu svojich registratúrnych záznamov môže vykonať každý pôvodca registratúry podľa § 16 ods. 3 až 5 zákona (1. kategória, 2. kategória, 3. kategória).

1.3   Kedy môže dôjsť k transformácii registratúrneho záznamu 

a) pôvodca registratúry transformuje registratúrny záznam v procese jeho prijatia po zaevidovaní originálu, alebo

b) pôvodca registratúry transformuje spravovaný registratúrny záznam.   

1.4   Právne predpisy z oblasti správy registratúry


-   zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

-   vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

-   vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení neskorších predpisov, 

-   výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení opatrenia MV SR č. 203/2021 Z. z.

1.5   Právne predpisy - všeobecné

-   zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov,

-   vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 70/2021 Z. z. o zaručenej konverzii v znení neskorších predpisov,

-   vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 85/2018 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vyhotovenia a náležitostiach listinného rovnopisu elektronického úradného dokumentu,

-   osobitné právne predpisy viažuce sa špeciálnym druhom RZ, ktoré pôvodca registratúry spravuje.

1.6   Rozhodnutie pôvodcu registratúry o transformovaní registratúrnych záznamov 

O transformácii registratúrnych záznamov rozhoduje pôvodca registratúry. Ak sa pôvodca registratúry rozhodne, že bude vykonávať transformáciu registratúrnych záznamov, tento proces a správu TRZ upraví v registratúrnom poriadku alebo v inom internom
predpise.

1.7   Spôsoby vykonania transformácie

1.7.1 Pôvodca registratúry vykoná transformáciu 

1. podľa § 16b) ods. 2 zákona č. 395/2002 z neelektronickej podoby do elektronickej podoby

   a) zaručenou konverziou v súlade s osobitnými právnymi predpismi, alebo

   b) skenovaním spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu,

2. podľa § 16b) ods. 3 zákona č. 395/2002 z elektronickej podoby do neelektronickej podoby

    a) zaručenou konverziou v súlade s osobitnými právnymi predpismi, alebo

    b) vytlačením na papier spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu,

3. podľa § 16b) ods. 4 zákona č. 395/2002 elektronického registratúrneho záznamu zmenou formátu

    a) zaručenou konverziou v súlade s osobitnými právnymi predpismi, alebo

    b) programovým vybavením, ktoré umožňuje zmenu jeho formátu spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu.

1.7.2 Pôvodca registratúry vykoná transformáciu takým postupom a takým zariadením, alebo programovým vybavením, ktoré zabezpečia, že

a) TRZ má rovnaký informačný obsah ako pôvodný registratúrny záznam a ostane čitateľný,

b) v TRZ je možné jednoznačne odlíšiť údaje, ktoré vznikli transformáciou informačného obsahu pôvodného registratúrneho záznamu od údajov pridaných procesom tejto transformácie, a

c) identifikačné prvky pôvodného registratúrneho záznamu sú v jeho transformovanej podobe zachované.

Registratúrny záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie podľa odseku 2 písm. b), odseku 3 písm. b), alebo odseku 4 písm. b)  zákona č. 395/2002 Z. z.  je použiteľný na plnenie povinností podľa tohto zákona.  

Pôvodca registratúry, ktorý zničil originál, je povinný uchovávať TRZ počas celej lehoty uloženia, ktorá plynie od jeho vyhotovenia alebo prijatia pôvodného RZ.

2. SPRÁVA TRANSFORMOVANÝCH REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

2.1   Prijatie

Pôvodca registratúry prijíma len originál, listinný rovnopis originálu alebo zaručenú konverziu originálu. Ak pôvodca prijme TRZ (listinný rovnopis, zaručená konverzia), nemôže už pristúpiť k jeho ďalšej transformácii. 

Pôvodca registratúry môže pristúpiť k transformácií originálu až po jeho prijatí, označení a zaevidovaní.

Transformáciu môže vykonať zamestnanec podateľne, spracovateľ alebo iný poverený zamestnanec. 

Pôvodca registratúry určí miesto uloženia originálov po vykonaní transformácie.

2.2   Označenie transformovaného registratúrneho záznamu

Pri transformácií elektronického registratúrneho záznamu do listinnej podoby vytlačením na papier postupuje pôvodca registratúry v súlade s § 6 ods. 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. a na neelektronickej kópií označí v pravom hornom rohu slovo „kópia“, dátum prijatia a identifikátory originálu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie. 

Prostredníctvom zaručenej konverzie bude znakom transformácie priloženie osvedčovacej doložky. 

Pri transformácií neelektronického registratúrneho záznamu do elektronickej podoby pôvodca registratúry na neelektronický záznam odtlačí prezentačnú pečiatku a zaeviduje ho. V prezentačnej pečiatke vyznačí najmä dátum prijatia a číslo záznamu; vyznačí aj spracovateľa, ak sú súčasťou záznamu prílohy, tak ich počet a originál naskenuje. Po naskenovaní pôvodca registratúry na origináli v odtlačku prezentačnej pečiatky v rubrike dátum uvedie „Transformácia“ a dátum jej vykonania.

Prostredníctvom zaručenej konverzie bude znakom transformácie priloženie osvedčovacej doložky.

2.3   Evidencia transformovaného registratúrneho záznamu

Pôvodca registratúry eviduje doručený záznam. Ak registratúrny záznam  transformoval, tak

a) v evidencii elektronického informačného systému (ďalej len „EIS“) v štruktúrovaných údajoch záznamu vyznačí dátum transformácie a spôsob transformácie. Údaj o transformácii bude uvedený aj v obsahu spisu. Pôvodca registratúry, ktorý nemá funkcionalitu TRZ upravenú v EIS, údaje uvedie do „komentár/poznámka“.
b) pôvodca registratúry, ktorý eviduje prostredníctvom registratúrneho denníka, vyznačí tento údaj na tlačive Obsah spisu v stĺpci „Forma originálu záznamu“ skratkou „TRZ“.   

Údaj o TRZ pôvodca registratúry vyznačí aj v osobitných systematických evidenciách a v agendových informačných systémoch, ak to systém umožní.  

 

2.4   Spracovanie transformovaného registratúrneho záznamu

TRZ spracovateľ spracúva v súlade s registratúrnym poriadkom alebo iným interným predpisom.

Spracovateľ môže pristúpiť k transformácii originálu aj v procese spracovania.

TRZ sa zakladá do spisu. V spise môže byť uložené len jedno vyhotovenie záznamu, to znamená, že v spise nemôže byť originál a aj TRZ toho istého záznamu. Za TRZ sa nepovažuje pracovná kópia záznamu, ktorú si spracovateľ vyhotoví len pre svoje účely a nezakladá ju do spisu. To značí, že v spise sú založené iba originály, ktoré neboli transformované a registratúrne záznamy evidované ako TRZ.  

Odoslaný registratúrny záznam spracovateľ vytvorí v súlade s registratúrnym poriadkom a osobitnými právnymi predpismi. Odoslaný záznam vznikne vždy ako elektronický alebo neelektronický originál. Odoslaný registratúrny záznam sa spravidla netransformuje.

Tieto pravidlá TRZ sa vzťahujú aj na záznamy evidované v osobitných systematických evidenciách, v agendových informačných systémoch a iných špeciálnych evidenciách.

2.5   Ukladanie transformovaného registratúrneho záznamu

Ak pôvodca registratúry rozhodol o niektorých vecných skupinách registratúrneho plánu, že budú predmetom transformácie, môže túto skutočnosť vyznačiť v osobitnom stĺpci registratúrneho plánu, napr. VL, bežná korešpondencia, 3 roky, TRZ. 

Uzatvorené spisy, ktoré obsahujú TRZ sa považujú za riadne spisy. Plynie im štandardná lehota uloženia viažuca sa k registratúrnej značke, ktorou sú označené. Spracovateľ je povinný manipulovať s nimi podľa registratúrneho poriadku; po uzatvorení spisu ho odovzdať do
príručnej registratúry a následne do registratúrneho strediska (aj v rámci EIS).

V čase plynutia lehoty uloženia môže pôvodca registratúry rozhodnúť o transformácii aj uzatvorených spisov. Transformáciu môže vykonať iba nad agendou, ktorú v registratúrnom pláne označil ako vhodnú pre transformáciu, ktorej ešte neuplynula lehota uloženia, a to podľa registratúrnej značky a ročníka a so súhlasom a vedomím správcu registratúry. Následne v súlade s § 16b ods. 8 zákona č. 395/2002 Z. z. je možné originály zničiť bez vyraďovacieho konania.

EIS zabezpečí transformáciu automatizovanou funkciou, pri ktorej informačný systém zároveň automaticky vyznačí dátum a spôsob transformácie.

Pôvodca registratúry, ktorý zabezpečuje správu registratúry prostredníctvom EIS, transformuje elektronické originály spravidla len vo výnimočných prípadoch. Ak pôvodca registratúry vykoná transformáciu spisov z elektronickej podoby do neelektronickej podoby uložených

v elektronickom registratúrnom stredisku, transformáciu vykoná správca registratúry a vyznačí ju v evidencii registratúrneho strediska. Pri transformácii uzatvorených spisov z elektronickej do listinnej podoby môže TRZ bezpečne uložiť mimo EIS.

2.6   Správa originálov, z ktorých boli vyhotovené TRZ

Pôvodca registratúry pri správe TRZ rozhodne ako bude spravovať originály

a) TRZ - súčasne ponechanie originálu, alebo

b) TRZ - zničenie originálu so súhlasom a vedomím správcu registratúry po uplynutí určeného času (týždenne, mesačne, štvrťročne, polročne, ročne).

Pri správe originálov podľa písm. a) tohto bodu bude pôvodca registratúry uchovávať v spise originál dokumentu, pričom pri vyhotovení TRZ z tohto originálu pôjde len o jeho pracovnú pomôcku, ktorú v súlade s bodom 2.4 nezakladá spisu.  

Pôvodca registratúry vytvorí centrálne miesto na uloženie originálov neelektronických registratúrnych záznamov, alebo sa budú ukladať decentralizovane na úrovni príručných registratúr jednotlivých organizačných útvarov.

Pôvodca registratúry, ktorý vykonal transformáciu registratúrneho záznamu podľa zákona č. 395/2002 Z. z. alebo osobitného predpisu, môže vyradiť originál bez vyraďovacieho konania v súlade s § 16b ods. 8 zákona č. 395/2002 Z. z.

Pôvodca registratúry ustanoví interval ničenia originálu v registratúrnom poriadku alebo v inom internom predpise (týždenne, mesačne, štvrťročne, polročne, ročne).

Originály bude možné ničiť so súhlasom a vedomím správcu registratúry z úrovne príručných registratúr. Zničí ich správca registratúry alebo iný poverený zamestnanec.   

Zámer zničenia originálov (ak ide o veľké množstvo) podľa § 16b ods. 8 zákona č. 395/2002 Z. z. môže pôvodca registratúry oznámiť aj príslušnému štátnemu archívu.  

 

2.7   Prístup k registratúre

Pôvodca registratúry môže zabezpečovať prístup k originálom aj k TRZ. Pri zabezpečení prístupu k TRZ pôvodca registratúry musí vedieť žiadateľa informovať o poskytovanej forme RZ (originál alebo  TRZ).

2.8   Vyraďovacie konanie

Pôvodca registratúry predkladá na vyradenie spisy a záznamy (originály alebo ich TRZ), ktorým uplynula lehota uloženia v súlade s § 19 ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z. 

Ak pôvodca registratúry rozhodne, že pri správe originálov bude postupovať podľa bodu 2.6 písm. a), predmetom vyraďovacieho konania bude originál dokumentu.  



 

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-OAR1-2022/022028 k správe registratúry vzniknutej z činnosti obce k príspevku za ubytovanie odídenca

Registratúra vzniknutá z činnosti obce v súvislosti s  príspevkom za ubytovanie odídenca podľa §36a zákona č. 480/2002 Z. z. o azyle a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov je integrálnou súčasťou registratúry obce. Obec ju spravuje v súlade so svojim registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom.

Pre tento účel použije registratúrne značky

 VX

Odídenci

 

 VX1

Zmluva o poskytnutí ubytovania odídencom (čestné vyhlásenie oprávnenej osoby a kópia dokladu o tolerovanom pobyte na území Slovenskej republiky, výkaz o počte nocí)

5

po strate platnosti

 VX2

Prehľad o uplatnených príspevkoch

5

Registratúrne záznamy v rámci tejto agendy, ktoré majú charakter účtovného záznamu obec spracováva v súlade so zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.

Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste v predmete elektronického podania zaslaného prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk miesto „Všeobecná agenda“, resp. v predmete veci odoslaného záznamu z Vášho informačného systému na správu registratúry, ktorý je integrovaný z e-schránkou obce, uvádzali text „Prehľad o uplatnených príspevkoch - názov obce - mesiac/rok“.

 

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky  č. SVS-OAR1-2021/010495 o správe registratúry pri výkone home office 

 Ak pôvodca registratúry vytvára registratúrne záznamy v rámci nariadeného home office, určí jednotný postup pri správe v tomto režime vzniknutej registratúry.

Pri ustanovení jednotného postupu treba rešpektovať ustanovenia zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, a to najmä ustanovenia § 16 ods. 2  písm. a) evidovať všetky došlé a odoslané záznamy (elektronické, neelektronické).

Ak pôvodca spravuje registratúru prostredníctvom informačného systému na správu registratúry a ním nastavené bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému to umožňujú, zabezpečí zamestnancom v režime home office prístup do tohto systému.

Ak bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému neumožňujú zamestnancom v režime home office nastaviť prístup do informačného systému alebo pôvodca nemá informačný systém zavedený, odporúča sa pre externú aj internú komunikáciu využívať e-mail, za prísneho dodržania povinnosti ustanovenej  § 16 ods. 2 písm. a) zákona č. 395/2002 Z. z.

Všetky registratúrne záznamy vzniknuté v rámci home office, majú byť uchovávané v registratúre pôvodcu.