Správa registratúry

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov (dokumentov), prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Predmetom správy registratúry teda je zabezpečovanie manipulácie s registratúrnymi záznamami (dokumentmi), komplexná starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby u ich pôvodcu. Práva a povinnosti, ktoré pôvodcom registratúrnych záznamov pri ich správe vznikajú, ustanovuje § 16 zákona č. 395/2002 Z. z.. Správu registratúry, resp. postup jednotlivých pôvodcov pri správe registratúrnych záznamov (dokumentov) upravujú aj ustanovenia ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov.

Metodické usmernenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky  č. SVS-OAR1-2021/010495 o správe registratúry pri výkone home office

 Ak pôvodca registratúry vytvára registratúrne záznamy v rámci nariadeného home office, určí jednotný postup pri správe v tomto režime vzniknutej registratúry.

Pri ustanovení jednotného postupu treba rešpektovať ustanovenia zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, a to najmä ustanovenia § 16 ods. 2  písm. a) evidovať všetky došlé a odoslané záznamy (elektronické, neelektronické).

Ak pôvodca spravuje registratúru prostredníctvom informačného systému na správu registratúry a ním nastavené bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému to umožňujú, zabezpečí zamestnancom v režime home office prístup do tohto systému.

Ak bezpečnostné pravidlá prevádzky informačného systému neumožňujú zamestnancom v režime home office nastaviť prístup do informačného systému alebo pôvodca nemá informačný systém zavedený, odporúča sa pre externú aj internú komunikáciu využívať e-mail, za prísneho dodržania povinnosti ustanovenej  § 16 ods. 2 písm. a) zákona č. 395/2002 Z. z.

Všetky registratúrne záznamy vzniknuté v rámci home office, majú byť uchovávané v registratúre pôvodcu.