EURÓPSKY PROJEKT APEx EURÓPSKY ARCHÍVNY PORTÁL

                                                                                              

 

EURÓPSKY PROJEKT APEx EURÓPSKY ARCHÍVNY PORTÁL

 Ministerstvo vnútra SR – odbor archívov a registratúr sa stalo partnerom projektu APEX – Európsky archívny portál 4. júla 2012 podpísaním prílohy ku grantovej zmluve medzi Európskou komisiou a koordinátorom projektu – Národným archívom Holandska. Ministerstvo ďalej podpísalo 8. augusta 2012 Zmluvu s Europeanou o výmene údajov. Pri poskytovaní obsahu na portál bude ministerstvo postupovať podľa Zmluvy o poskytovaní dát podpísanej 30. septembra 2013. Ministerstvo zabezpečí informácie a obsah z ním zriadených štátnych ústredných archívov, štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou a ich pobočiek.

Ministerstvo vnútra SR svoje doterajšie partnerstvo hodnotí pozitívne. Partnerstvo mu umožňuje účasť na workshopoch a seminároch zameraných na praktické ukážky práce s portálom. Za doterajší najväčší prínos sa považuje spolupráca a pomoc projektového tímu pri postupnom riešení predovšetkým technických problémov pri poskytovaní dát na portál.

Ambíciou projektu je zapojiť, okrem národných archívov jeho účastníckych krajín, čo najviac archívov rôznych typov z daných krajín.

Ministerstvo vnútra SR, ako partner projektu, má záujem o to, aby archívne dedičstvo Slovenskej republiky prezentovali aj ďalšie archívy patriace do sústavy archívov.

Rozhodnutie, či sa zapojiť do projektu alebo nie, môžu uľahčiť základné informácie o tom, čo je projekt APEx – Európsky archívny portál, prečo sa do neho zapojiť a ako.

 

 Európsky archívny portál

(www.archivesportaleurope.net) 

Európsky archívny portál (ďalej len „portál“) je nástroj, ktorý umožňuje slobodný prístup k prvotriednym informáciám o archívnych dokumentoch, ktoré spravujú účastnícke krajiny – partneri projektu a poskytovatelia obsahu.

Jeho cieľom je posilniť cezhraničný výskum, vyhľadávanie v archívnych súboroch a ich zverejňovanie naprieč Európou formou poskytnutia spoločnej platformy pre zverejňovanie opisných údajov o všetkých správcoch archívnych súborov, ako sú opísaní v Správe o archívoch v rozšírenej Európskej únii.

 

Poskytovaním informácií o archívnych inštitúciách naprieč kontinentom portál umožní bádateľom vyhľadávať a používať informácie z archívnych súborov účastníkov projektu a zaraďovať ich do širšieho základného archívneho a historického európskeho kontextu. Portál súčasne funguje ako zhromažďovateľ informácií o digitalizovaných objektoch kultúrneho dedičstva nachádzajúcich z európskych pamäťových, kultúrnych a vedeckých inštitúcií.

 Čo je projekt APEx?

 APEx - Európsky archívny portál reprezentuje skupina európskych národných archívov a riadiacich orgánov archívnictva z 30 krajín spolupracujúcich na zlepšení prístupu k ich online obsahu; partnerom projektu je aj Medzinárodné centrum pre archívny výskum (ICARUS). Zriaďovateľom projektu je Európska komisia; ktorá ho aj financuje.

Počas trojročného trvania projektu (2012 – 2015) sa rozšíri počet jeho účastníkov zapojením regionálnych, miestnych a iných archívnych inštitúcií z účastníckych krajín, čím sa splní prvý cieľ, vybudovať celoeurópsku sieť archívov. Druhým hlavným cieľom projektu sú práce na štandardizácii ako aj technických nástrojoch pre účastníkov projektu a jeho užívateľov.

Rozsiahly obsah portálu sa sprístupní bádateľom prostredníctvom jedného centrálneho bodu vstupu. Portál bádateľom ponúkne aj funkcionality umožňujúce výskum online zverejneného archívneho dedičstva. Bádatelia si budú môcť vyhľadať nielen informácie o predmete ich záujmu, ale môžu získať aj prehľad o nových prameňoch možného výskumu naprieč Európou. Budú si môcť prezrieť sprievodcov po archívnych fondoch a archívnych zbierkach ako aj archívne pomôcky. Portál uchováva iba údaje a nie samotné digitálne objekty – digitalizáty archívnych dokumentov. Sprístupnenie samotného obsahu dokumentu bádateľom umožní presmerovanie na jeho zdigitalizovaný obrázok zverejnený na webovom sídle inštitúcie poskytovateľa.

 

Prečo sa zúčastniť na projekte APEx?

APEx je príležitosťou pre každý archív ukázať vlastný digitálny obsah v celosvetovom meradle.

 Účasť na projekte je bezplatná!

Prezentovaním obsahu na portáli sa každému archívu ponúka nová forma zviditeľnenia samého seba ako aj priestor na zhromažďovanie relevantných údajov o a z archívov účastníkov projektu. Pridanou hodnotou používania cezhraničných a interdisciplinárnych prostriedkov portálu a Europeany je aj zvýšený počet návštevníkov webového sídla účastníka a návštevníkov bádateľne archívu.

Ak sa archív zúčastní na projekte, ako poskytovateľ obsahu, bude mať možnosť štandardizovať postupy a prácu s dátami online zverejnených archívnych súborov. Získané poznatky využije aj pri poskytovaní obsahu na portál a Europeanu. Využije ich aj pri sprístupňovaní obsahu v štandardizovanej podobe na iných portáloch.

 

Ako sa zapojiť do projektu APEx?

Prvý krok
Ak sa chce archív zapojiť do projektu, prvým bodom kontaktu vo všetkých účastníckych krajinách je národný manažér projektu (Country Manager). Jeho kontaktné údaje sú dostupné na webovom sídle projektu (www.apex-project.eu). Národný manažér poskytne každému záujemcovi o účasť na projekte informácie a pomôže „začať“.

Za Slovenskú republiku plní túto funkciu:

Mgr. Monika Péková
Ministerstvo vnútra SR
odbor archívov a registratúr
Križkova 7
811 04  Bratislava  1
TA.A1.LA14@S1FTYD.STG3F4@

Druhý krok
Archív, záujemca o účasť na projekte, spolu národným manažérom rozhodne o rozsahu jeho príspevku na portál. Formálnym potvrdením zapojenia sa do projektu bude podpísanie Zmluvy s poskytovateľom dát (PDF, 555 kB)v anglickom jazyku; ide o zmluvu medzi danou inštitúciou a zástupcom koordinátora projektu – Národným archívom Holandska. Text zmluvy v anglickom jazyku prikladáme; pre informáciu prikladáme aj anglické znenie Zmluvy s Europeanou o výmene dát (PDF, 3 MB).

Tretí krok
Spolupráca sa začína vyplnením krátkeho dotazníka. Z odpovedí projektový tím spozná technické požiadavky, čo mu umožní poskytnúť podporu pri prenose dát (správa dát, štruktúra a formáty, atď.). Predmetom nie je poskytovanie digitálnych objektov (digitalizáty originálov archívnych dokumentov); poskytujú sa iba metadáta, spravidla vo formáte XML súborov. Ak je to možné, poskytovateľ dát uvedie aj presmerovanie na zdigitalizovaný obrázok samotného dokumentu zverejnený na svojom webovom sídle.

Štvrtý krok
Vychádzajúc zo spätnej reakcie projektového tímu na dotazník, poskytovateľ dát a projektový tím pripravia konverziu dát do spoločných formátov definovaných pre portál. Výsledky procesu konverzie dát potvrdzuje ich poskytovateľ. Poskytovateľ dát má aj možnosť sám otestovať si svoje dáta na nástroji na prípravu dát (Data Preparation Tool). Tento nástroj a príručka k nemu a ďalšie informácie o archívnych štandardoch sú dostupné na webovom sídle projektu.

Piaty krok
Za prenos, zverejňovanie dát a ich správu od okamihu ich zverejnenia zodpovedá vždy ich poskytovateľ. S výnimkou technických krokov, potrebných na prípravu dát, poskytovateľ bude mať k dispozícii svoj vlastný osobný účet. Bude mať aj prístup na dashboard, technické zariadenie portálu, ktoré poskytuje všetky funkcie na on-line správu jeho dát; dashboard obsahuje aj samostatný stiahnuteľný nástroj na použitie v režime offline. Prístup k dashboardu poskytovateľovi umožní národný manažér; ak treba, pomôže mu aj začať pracovať s ním. Národný manažér môže tiež pomôcť pri vytvorení účtu „kontrolóra obsahu“, testovacom prostredí na zoznámenie sa s procesmi pred zaradením obsahu do verejne prístupného systému.

 

APEx – ďalšie informácie

Ďalšie informácie o APEX-e sú dostupné na www.apex-project.eu. Otázky a odpovede sa zasielajú na zverejnenom formulári. Nachádzajú sa tam aj podrobnosti o partneroch projektu vrátane kontaktov na národných manažérov ako aj novinky a informácie o pripravovaných podujatiach.