Novinky v zákone o archívoch a registratúrach

Od 1. novembra 2015 je účinná novela zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ktorej  cieľom je prebratie európskej smernice. Novela ďalej zavádza novú sústavu štátnych archívov a reaguje na poznatky z doterajšej aplikácie zákona. Národná rada SR ju schválila 30. septembra 2015

Prebratie európskej smernice

 Do novely  sa preberajú ustanovenia z novej európskej smernica o navrátení predmetov kultúrnej hodnoty nezákonne vyvezených z územia členského štátu  z roku 2014, ktorá nahradí doterajšiu smernicu. Tak, ako to ukladá smernica, Ministerstvo vnútra SR bude pri vyhľadávaní a v konaní o vrátenie archívneho dokumentu povinné používať v styku s príslušným ústredným orgánom členského štátu EÚ modul informačného systému o vnútornom trhu (IMI). Ten bol zriadený nariadením Európskeho parlamentu a Rady za účelom účinnejšej spolupráce štátov EÚ. Touto povinnosťou nebude dotknutá možnosť ministerstva používať pri komunikácii aj iné prostriedky.

Zmeny na úseku správy registratúry

V novele sú zapracované poznatky z doterajšej aplikácie zákona najmä na úseku správy registratúry:

• Pre podnikateľské subjekty prináša úľavy z niektorých povinností na úseku správy ich  registratúry.
• Dopĺňa sa úprava postupu pri odovzdávaní a  preberaní archívnych dokumentov do archívu. (Ustanovuje sa maximálna lehota päť rokov na prebratie archívnych dokumentov od ich pôvodcu, čím sa sleduje skvalitnenie práce štátnych archívov. )
• Z poznatkov z praxe vyplynula potreba skvalitnenia služieb subjektov podnikajúcich v oblasti správy registratúry inou osobou; novela zákona preto sprísňuje kritériá pre výkon tejto živnosti. (Poskytovatelia tejto služby budú musieť zabezpečiť ochranu registratúrnych záznamov a vyhotovovať výpisy, odpisy, potvrdenia a kópie zo zverených registratúrnych záznamov podľa oprávnených nárokov žiadateľa. Zvýšia sa nároky na vyžadovanú odbornú prax personálu.)

Zmeny na úseku výkonu štátnej správy

Novela zákona sa dotýka i výkonu štátnej správy:

• Prináša  nové povinnosti Ministerstvu vnútra SR, a to najmä vo vzťahu k posudzovaniu trvalej dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov,  výkonu štátneho odborného dozoru, ako aj vedeniu novej ústrednej evidencie pečatí a pečatidiel.
• Súčasne sa  úprava výkonu štátnej správy na úseku archívov a registratúr  dopĺňa  o úpravu evidencií, ktoré  vzhľadom na ich obsah vyžadujú zákonnú formu.  
• Ministerstvo vnútra SR bude na svojom webovom sídle zverejňovať ústrednú evidenciu archívnych dokumentov, evidenciu archívov; v priebehu ďalších rokov pripraví na zverejnenie evidenciu historických pečatí a pečatidiel. Tieto funkcionality umožní zriadenie elektronického archívu ministerstva.

Nová sústava štátnych archívov

Novela prináša v nadväznosti na územno-správne členenie SR úpravu sústavy archívov zriaďovaných Ministerstvom vnútra SR. Sleduje sa tým predovšetkým zefektívnenie riadenia štátnej správy na tomto úseku z úrovne ministerstva.

Po novom bude MV SR zriaďovateľom jedného štátneho ústredného archívu, ktorým bude  Slovenský národný archív, a ôsmich  štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou a ich špecializovaných pracovísk a pracovísk. Doterajší Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici sa vzhľadom na jeho archívne fondy a zbierky stane špecializovaným pracoviskom Slovenského národného archívu. Doterajší Štátny archív v Levoči sa stane špecializovaným pracoviskom Štátneho archívu v Prešove.

Archívne dokumenty, pochádzajúce z činnosti hlavného mesta SR Bratislavy, jeho mestských častí a nimi zriadených a založených právnických osôb uložené v Archíve hlavného mesta Slovenskej republiky Bratislavy, prevezme novozriadený Archív mesta Bratislavy.

Znížením počtu   riadených subjektov z pôvodných 47 na 9 sa zníži administratívna náročnosť riadenia, zefektívni sa koncepčná, rozhodovacia a kontrolná činnosť ministerstva.

Prijatím novej sústavy štátnych archívov sa dosiahne tiež zvýšenie dostupnosti pôvodcov registratúry pre archívy a zníženie straty času pre pôvodcu registratúry aj archív. Znížia sa aj finančné náklady pri výkone predarchívnej starostlivosti a štátneho odborného dozoru u pôvodcov archívnych dokumentov, zriaďovateľov archívov a vlastníkov archívnych dokumentov.

Ďalšie zmeny

• Umožňuje sa pôvodcovi registratúry neuchovávať listinný originál registratúrneho záznamu, ak z neho vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie.
• Správu registratúry najvyšších orgánov verejnej moci a orgánov verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou musia vykonávať osoby s vysokoškolským vzdelaním v odbore archívnictvo alebo v príbuznom študijnom odbore.
• Pôvodca registratúry bude povinný vyhotovovať odpisy, výpisy, potvrdenia a kópie z registratúrnych záznamov a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom.  
• Na základe poznatkov z praxe sa dopĺňa nová skutková podstata priestupku a iného správneho deliktu spočívajúca v porušení povinnosti pôvodcu registratúry predložiť najmenej raz za päť rokov návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia.

 Zdroj obrázka:www.economictimes.indiatimes.com