Pribinova 2, 812 72 Bratislava
02/5094 1111
02/5094 4397
Predarchívna starostlivosť
Pôvodcovia registratúry
Pôvodcovia registratúry sú rozdelení do troch kategórií podľa toho, či sa ich týka povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a/alebo registratúrny plán. O kategorizácii pôvodcu registratúry rozhodne územne príslušný Štátny archív, resp. jeho pracovisko na základe písomnej žiadosti pôvodcu registratúry, resp. pôvodcom povereného správcu registratúry. Určenie kategórie pôvodcu vykonáva Štátny archív bezplatne.
Orientačná pomôcka k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán
v súlade s §16 ods. 2 písm. b), ods. 3 a 4 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky MV SR č. 92/2013 Z. z.
Pôvodcovia registratúry I.. kategórie (povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán) |
- orgány verejnej moci (ústredné orgány štátnej správy, orgány štátnej správy, orgány územnej samosprávy) - organizácie zriadené a založené orgánmi verejnej moci - právnické osoby zriadené zákonom - podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci alebo ním založené a zriadené - právnické osoby konajúce vo verejnom záujme |
|
Pôvodcovia registratúry II. kategórie (povinní vypracovať iba registratúrny plán) |
- všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do III. kategórie - vzdelávacie inštitúcie – neštátne - podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do III. kategórie a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu - ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení - neštátne fondy - registrované cirkvi a náboženské spoločnosti |
|
Pôvodcovia registratúry III. kategórie (nie sú povinní vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán) |
- všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do II. kategórie - pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu - fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu - základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení - pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby) |
Predkladanie registratúrnych poriadkov a plánov na schválenie
Registratúrne poriadky a plány sa predkladajú na schválenie územne príslušnému Štátnemu archívu. Pri ich tvorbe treba zohľadniť o akých pôvodcov sa jedná a do ktorej kategorizačnej skupiny patria.
Ministerstvo vnútra vydalo vzorové registratúrne poriadky a plány pre rôzne typy subjektov. Tieto vzory nájdete na webovej stránke Ministerstva vnútra SR, aj s aktualizáciami.
Po schválení registratúrneho poriadku a plánu Štátnym archívom sa v praxi musia používať na vedenie konkrétnej registratúry v danom subjekte. V prípade záujmu o konzultáciu, môžete kontaktovať pracovníkov Štátneho archívu. Konzultácie sú bezplatné.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov
Po uplynutí lehôt uloženia registratúrnych záznamov, ktoré sú stanovené v registratúrnom pláne, môže podať daný subjekt návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Vo vyraďovacom konaní sa rozlišujú registratúrne záznamy so znakom hodnoty A – jedná sa o dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou, ktoré po uplynutí lehoty uloženia musia byť odovzdané do trvalej archívnej starostlivosti Štátneho archívu. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty A múžu byť po súhlasnom rozodnutí Štátneho archívu zničené. Povinnosť uskutočniť vyraďovacie konanie majú subjekty minimálne raz za päť rokov.
Odovzdanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní
Po uskutočnení vyraďovacieho konania Štátny archívy vydá rozhodnutie, v ktorom uvedie najneskorší termín odovzdania dokumentov do Štátneho archívu, resp. pracoviska. Konkrétny termín je potrebné dohodnúť s pracovníkom archívu. Odovzdávanie archívnych dokumentov prebieha na základe preberacieho protokolu, ktorý pripraví zamestnanec archívu a zoznamu odovzdávaných archívnych dokumentov, ktorý pripraví odovzdávajúci subjekt. Archívne materiály musia byť uložené v archívnych krabiciach. Archívne krabice musia byť označené registratúrnymi štítkami. Na štítkoch sa uvádza názov a adresa pôvodcu, názov vecnej skupiny, registratúrna značka, lehota uloženia, rok vzniku dokumentov a poradové číslo škatule. Preberanie archívnych dokumentov musí byť v súlade s návrhom na vyradenie, ktorý vypracoval daný subjekt a schválil štátny archív.
Štátny odborný dozor
Štátny archív v Banskej Bystrici a jeho pracoviská vykonávajú Štátny odborný dozor na úseku správy registratúry. Aktuálny plán kontrol môžete nájsť na tomto odkaze.
poslať stránku
vytlačiť stránku