Vyradenie registratúrnych záznamov

V súlade so zákonom č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) sú orgány verejnej moci povinné predkladať návrh na vyradenie registratúrnych záznamov len prostredníctvom Elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky.

         Návrhy na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov je potrebné najprv zaslať na kontrolu e-mailom na adresu TA.13G4@K1.FD.1GUQLS@. Po odsúhlasení zamestnancom archívu bude postup nasledovný:

Pred podaním návrhu na vyraďovacie konanie musia byť vopred splnené tieto podmienky:

• zriadené personalizované/osobné prostredie právnickej osoby - vytvára štatutár pre organizáciu (starosta, riaditeľ, ...),

• povolenie prístupu do personalizovaného prostredia pre pracovníkov - vydáva štatutár pre zamestnancov (pre správcu registratúry, asistentku),

• prístup prostredníctvom eID (občiansky preukaz s čipom a aktivovaným certifikátom).

Žiadosť o vytvorenie osobného prostredia právnickej osoby sa posiela cez Ústredný portál verejnej správy http://www.slovensko.sk/ (https://www.slovensko.sk/sk/detail-sluzby?externalCode=App.GeneralAgenda), kde sa vyberie možnosť "všeobecná agenda" a za poskytovateľa služby označí Ministerstvo vnútra SR. V texte žiadosti uvedie IČO právnickej osoby, jej adresu a kontaktné údaje, ďalej osobné údaje štatutárneho zástupcu a ním poverených ďalších fyzických osôb s právom komunikovať v mene právnickej osoby v rozsahu titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, mesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, email, telefónne číslo, ulica, číslo domu, PSČ, mesto. Štatutárny zástupca má právo udeliť prístup do personalizovaného prostredia právnickej osoby aj iným používateľom. Informácia o vytvorení osobného prostredia právnickej osoby bude doručená do elektronickej schránky.

Až po vytvorení personalizovaného prostredia za právnickú osobu je možné prihlásiť sa na https://portal.minv.sk/wps/wcm/connect/sk/site/top/uvod a podať návrh na vyradenie, kde vyberiete ponuku Vyraďovacie a mimovyraďovacie konania a v rámci nej Podanie návrhu na vyraďovacie konanie. Vo formulári žiadateľ vyberie prostredie právnickej osoby, za ktorú koná, pracovisko archívu (Štátny archív v Prešove, pracovisko Archív Vranov nad Topľou), identifikuje predmet vyraďovacieho konania, typ dokumentov (elektronické/neelektronické), číslo a názov interného predpisu, podľa ktorého sú registratúrne záznamy vyraďované, miesto ich uloženia, číslo spisu predkladateľa a určí, aké registratúrne záznamy sú predmetom vyraďovacieho konania (so znakom hodnoty A/bez znaku hodnoty A/utajované). Povinnou prílohou k návrhu na vyradenie je zoznam/zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie, ktorý má správca registratúry možnosť vytvoriť pomocou elektronického formulára alebo ich priložiť k návrhu na vyradenie ako prílohu.