Potvrdenia

Prístup k archívnym dokumentov upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia uvedeného zákona.

V súlade so zákonom má každý právo na prístup k archívnym dokumentom uloženým v archíve a k archívnemu informačnému systému, ak zákon neustanovuje inak. Kópia archívneho dokumentu sa na štúdium predkladá vždy, ak ide o archívny dokument, ktorý vznikol pred rokom 1526, obsahuje informácie, ku ktorým je obmedzený prístup, alebo by pri jeho štúdiu mohlo dôjsť k jeho poškodeniu. Prístup k archívnym dokumentom formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie sa uskutočňuje na základe písomnej žiadosti, ktorá musí obsahovať zákonom presne stanovené údaje. Žiadosťou o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia je bádateľský list. Prístup k archívnym dokumentom ich verejným vystavovaním archív umožňuje len výnimočne na základe zmluvy a za úhradu nákladov na vyhotovenie kópií archívnych dokumentov a na ich prepravu. Vystavovateľ musí zabezpečiť, aby boli vystavené dokumentov poistené pre prípad ich poškodenia, resp. zničenia.

Archív môže obmedziť prístup k archívnym dokumentom, ak archívne dokumenty nie sú sprístupnené. Prístup k archívnym dokumentom, ktoré obsahujú osobné údaje archív umožňuje po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu, resp. po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide alebo jej zákonného zástupcu alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

Archív môže obmedziť prístup k archívnym dokumentom, ak by tým mohla byť ohrozená bezpečnosť štátu, jeho obrana, zahraničné, politické, hospodárske alebo finančné záujmy, alebo ak to vyplýva z medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, alebo zo záväzkov vyplývajúcich z jej členstva v medzinárodných organizáciách; ak by tým mohli byť ohrozené práva a právom chránené záujmy žijúcich osôb; ak by tým mohlo dôjsť k ich poškodeniu alebo možnosti ich poškodenia; to určujú podmienky, za ktorých boli uložené v archíve alebo ak žiadateľ hrubo porušil bádateľský poriadok archívu.

V správnej agende pracovníci archívu vyhľadávajú archívne dokumenty a vyhotovujú z nich odpisy, výpisy, potvrdenia alebo kópie. Najčastejšie vyhľadávané dokumenty súvisia s dedičskými konaniami, pozemnoknižnými uzneseniami, týkajú sa konfiškačných rozhodnutí a následného prídelového konania, stavebných a kolaudačných konaní, doby zamestnania, školských vysvedčení alebo matričných zápisov. Archív vyhotovuje odpis, výpis, potvrdenie a kópiu archívneho dokumentu za úhradu nákladov pre úradné účely na základe Žiadosti o vydanie správnej informácie. (DOCX, 28 kB) Pre vydanie správnej informácie archív na vyhotovenom odpise, výpise, potvrdení a kópii osvedčuje ich zhodu s archívnym dokumentom. Archívom osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál archívneho dokumentu.

Poskytované výpisy, odpisy, potvrdenia alebo kópie archívnych dokumentov archív spoplatňuje v súlade so zákonom č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov a Opatrením ministra vnútra SR zo 17. januára 2009 o správnych informáciách a službách štátnych archívov zriadených Ministerstvom vnútra SR.