Zoznam pôvodcov a zaradenie do predarchívnej starostlivosti

Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov z hľadiska historického významu pôvodcov delí pôvodcov do 3 kategórii, v rámci ktorých sú odstupňované aj ich povinnosti vo vzťahu k registratúre:

1. kategória - orgány verejnej správy, právnické osoby zriadené orgánom verejnej správy, právnické osoby zriadené zákonom alebo právnické osoby, ktorých postavenie upravuje zákon (úrady štátnej správy, orgány územnej samosprávy – VÚC, obce, mestá a nimi zriadené inštitúcie ako školy, knižnice, múzeá....);
2. kategória – ostatní pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých vznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou, určuje ich archív (významné právnické osoby hospodárskeho života, cirkev a ňou zriadené inštitúcie, súkromné a cirkevné školy);
3. kategória – pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou alebo sú výsledky ich činnosti predmetom autorského práva (menšie firmy, živnostníci).

Typológia pôvodcov registratúry (DOCX, 26 kB)

Zoznam pôvodcov registratúry zaradených do predarchívnej starostlivosti Štátneho archívu v Prešove (PDF, 315 kB)

Povinnosti pôvodcov I. a II. kategórie v súlade s § 16 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov:

- evidovať prijaté a odoslané záznamy; vypracovať registratúrny poriadok a plán (I. kategória), vypracovať registratúrny plán (II. kategória); zabezpečiť správu registratúry; zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu; uchovávať záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia; zabezpečiť, aby správu registratúry vykonávala osoba s min. úplným stredným vzdelaním; umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie; umožňovať výkon štátneho odborného dozoru; vyraďovať pravidelne len so súhlasom archívu (min. raz za 5 rokov); označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chcete obmedziť prístup a záznamy, ktoré obsahujú osobné údaje, slovom „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale, pri elektronických záznamoch sa označenie uvádza v štruktúrovaných údajoch; vyhotovovať na základe písomnej žiadosti odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčovať na ňom jeho zhodu s registratúrnym záznamom; oznamovať archívu zmenu názvu, sídla, umiestnenia registratúry; odovzdať archívne dokumenty po vyraďovaní do archívu; pri zániku odovzdať registratúru nástupcovi, ak zanikne bez nástupcu predložiť archívu návrh na vyradenie, odovzdať všetky archívne dokumenty do archívu a záznamy bez znaku hodnoty A s neuplynutou lehotou uloženia do miesta uloženia; oznámiť ministerstvu vopred vývoz registratúrnych záznamov na predpísanom formulári.

Povinnosti pôvodcov III. kategórie v súlade s § 16 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov:

- riadne evidovať záznamy, zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej
zachovanie, umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chcete obmedziť prístup a záznamy, ktoré obsahujú osobné údaje, slovom „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale, vyhotovovať na základe písomnej žiadosti odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčovať na ňom jeho zhodu s registratúrnym záznamom, oznámiť ministerstvu vopred vývoz
registratúrnych záznamov na predpísanom formulári.