Predarchívna starostlivosť
Predarchívna starostlivosť je súbor činností, ktoré vykonáva štátny archív smerom k pôvodcom v jeho územnej pôsobnosti s cieľom zabezpečiť zmysluplné, pravidelné a systematické preberanie archívnych dokumentov do trvalej archívnej starostlivosti a podieľať sa tak na dopĺňaní a zachovaní archívneho dedičstva Slovenskej republiky. Ide teda o starostlivosť o registratúrne záznamy ako potenciálne archívne dokumenty v čase, keď sú súčasťou registratúry pôvodcu. Táto starostlivosť zahŕňa metodické usmerňovanie správy registratúry pôvodcov, posudzovanie a schvaľovanie ich registratúrnych poriadkov a plánov, posudzovanie dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov vo vyraďovacích konaniach, vykonávanie štátneho odborného dozoru a preberanie archívnych dokumentov do štátneho archívu.
Štátny archív v Bratislave má v predarchívnej starostlivosti zaradených pôvodcov so sídlom a pôsobnosťou v jeho územnom obvode (Bratislavský samosprávny kraj, okresy Bratislava I. – V.), a to orgány verejnej moci a orgány samosprávy na úrovni vyššieho územného celku a okresov a nimi zriadené a založené právnické osoby, ďalej krajské a okresné justičné orgány, školy a školské zariadenia, kultúrne inštitúcie, zdravotnícke a sociálne zariadenia, registrované cirkvi a náboženské spoločnosti, ako aj súkromné podnikateľské subjekty atď.
Kategorizácia pôvodcov registratúry
Pôvodcovia zaradení do predarchívnej starostlivosti Štátneho archívu v Bratislave sa s prihliadnutím na ich význam a na dokumentárnu hodnotu ich registratúry pre dejiny Slovenska a Slovákov delia do troch kategórií. O zaradení pôvodcu do príslušnej kategórie rozhoduje vždy štátny archív, do ktorého územnej pôsobnosti daný pôvodca patrí, a to najmä na základe predmetu činnosti a významu pôvodcu pre región alebo odvetvie, v ktorom pôsobí. Povinnosti pôvodcov v jednotlivých kategóriách sú upravené v § 16 ods. 2, 3, 4 a 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívov a registratúrach.
Registratúrny poriadok je interná smernica, v ktorej pôvodca registratúry upravuje evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie, personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry, úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry a používanie pečiatok, kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate a časovej pečiatky. Prílohou registratúrneho poriadku je vždy aj registratúrny plán, ktorý člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a priraďuje im registratúrnu značku, lehotu uloženia, prípadne znak hodnoty.
Registratúrny plán ako samostatná interná smernica v tzv. úvodnom texte upravuje ukladanie spisov a záznamov, využívanie registratúry a vyraďovanie spisov a člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a priraďuje im registratúrnu značku, lehotu uloženia, prípadne znak hodnoty.
1. Pôvodcovia registratúry zaradení do I. kategórie majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok, ktorého prílohou je registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.
2. Pôvodcovia registratúry zaradení do II. kategórie majú povinnosť vypracovať registratúrny plán s úvodným textom a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.
3. Pôvodcovia registratúry zaradení do III. kategórie nemajú povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.
Registratúrny poriadok a registratúrny plán sa vypracúvajú v súlade s platnými právnymi predpismi, vzorovými registratúrnymi poriadkami a plánmi, ktoré zverejňuje MV SR na svojom webovom sídle a s prihliadnutím na podmienky pôvodcu. Prípravu registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu odporúčame konzultovať s príslušným štátnym archívom. Pôvodcovia môžu zaviesť registratúrny poriadok a registratúrny plán do praxe až po schválení štátnym archívom.
Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry pôvodcu vyčleňujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia a ktoré už pôvodca nepotrebuje na svoju činnosť. Štátny archív vo vyraďovacom konaní posúdi, ktoré registratúrne záznamy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a budú odovzdané do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a môžu sa po vyradení zničiť.
Vyraďovacie konanie sa uskutočňuje v súlade s platnými právnymi predpismi a pokynmi štátneho archívu a to minimálne raz za päť rokov.
1. Pôvodcovia registratúry zaradení do I. kategórie majú povinnosť predkladať návrh na vyradenie elektronicky prostredníctvom elektronickej služby MV SR – Elektronický archív Slovenska.
2. Pôvodcovia registratúry zaradení do II. kategórie predkladajú návrh na vyradenie listinne (poštou/osobne) alebo elektronicky prostredníctvom elektronickej služby MV SR – Elektronický archív Slovenska.
3. Pôvodcovia registratúry zaradení do III. kategórie nemajú povinnosť vyraďovať registratúrne záznamy so súhlasom archívu a predkladať návrh na vyradenie, registratúrne záznamy si vyraďujú vo vlastnej réžii po uplynutí lehôt uloženia a keď ich už nepotrebujú na svoju činnosť.
Vzorový návrh na vyradenie, osobitné vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie (so znakom hodnoty "A"; bez znaku hodnoty "A") sú zverejnené na webovom sídle MV SR.
Registratúrne záznamy, ktoré boli vo vyraďovacom konaní štátnym archívom posúdené ako záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, teda archívne dokumenty, odovzdá pôvodca do piatich rokov od vydania rozhodnutia do trvalej archívnej starostlivosti príslušného archívu na vlastné náklady. Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry usporiadané podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry alebo podľa pokynov archívu v predpísaných ochranných obaloch očistené od vonkajších degradačných činiteľov, ako sú vlhkosť, prašnosť a biologickí škodcovia tak, aby ich fyzický stav neohrozil zdravie zamestnancov archívu ani fyzický stav ostatných archívnych dokumentov uložených v archíve. Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. Prípravu archívnych dokumentov na odovzdanie do archívu treba vopred konzultovať s príslušným štátnym archívom. Vo výnimočnom prípade môže archív po skončení vyraďovacieho konania dohodnúť s pôvodcom registratúry dočasné uloženie archívnych dokumentov u pôvodcu.
0961 042 065
