Predkladanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov na schválenie

Registratúrny poriadok je interná smernica, v ktorej pôvodca registratúry upravuje evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie, personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry, úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry a používanie pečiatok, kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate a časovej pečiatky. Prílohou registratúrneho poriadku je vždy aj registratúrny plán, ktorý člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a priraďuje im registratúrnu značku, lehotu uloženia, prípadne znak hodnoty.

Registratúrny plán ako samostatná interná smernica v tzv. úvodnom texte upravuje ukladanie spisov a záznamov, využívanie registratúry a vyraďovanie spisov a člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a priraďuje im registratúrnu značku, lehotu uloženia, prípadne znak hodnoty.

1. Pôvodcovia registratúry zaradení do I. kategórie majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok, ktorého prílohou je registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

2. Pôvodcovia registratúry zaradení do II. kategórie majú povinnosť vypracovať registratúrny plán s úvodným textom a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

3. Pôvodcovia registratúry zaradení do III. kategórie nemajú povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán sa vypracúvajú v súlade s platnými právnymi predpismi, vzorovými registratúrnymi poriadkami a plánmi, ktoré zverejňuje MV SR na svojom webovom sídle a s prihliadnutím na podmienky pôvodcu. Prípravu registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu odporúčame konzultovať s príslušným štátnym archívom. Pôvodcovia môžu zaviesť registratúrny poriadok a registratúrny plán do praxe až po schválení štátnym archívom.

Vzorové registratúrne poriadky a plány