Štátny odborný dozor

Štátny odborný dozor je kontrola plnenia povinností ustanovených zákonomč. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ktorý vykonáva archív vo svojej územnej pôsobnosti, u pôvodcov registratúry I. a II. kategórie, v štátnych orgánoch najmenej raz za päť rokov. Štátny zamestnanec vykonávajúci štátny odborný dozor je povinný preukázať sa pri kontrole preukazom, oprávňujúcim ho na výkon dozoru, poskytnúť konzultácie a zachovať mlčanlivosť o zistených skutočnostiach. Zamestnanec je oprávnený vstupovať do priestorov kontrolovaného subjektu, požadovať potrebné doklady, údaje a vysvetlenia, robiť si výpisy zo záznamov, prípadne kópie.

Termín kontroly sa vopred oznámi úradným listom, ktorého prílohu tvorí poverenie na jej vykonanie, vydané riaditeľkou štátneho archívu. Pri štandardnej kontrole sa kontroluje dodržiavanie ustanovených zákonomč. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach: základné informácie o správe registratúry, činnosť správcu registratúry, podateľňa, príjem zásielok, evidovanie, odosielanie, registratúrne stredisko, materiálno-technické vybavenie, záznamy/spisy, prístup k registratúre, vyraďovacie konanie a správa registratúry v rámci e-governmentu. Kontroluje sa aj archív zriadený pôvodcom. Zo zistení sa vyhotoví výsledný kontrolný list na základe ktorého posúdi Odbor archívov a registratúr, do akej miery pôvodca porušuje zákon, pričom mu môže byť určená aj sankcia. Archív vyhotoví záznam z kontroly, s ktorým sa oboznámi kontrolovaná strana, určia sa v ňom nedostatky, ktoré treba odstrániť. Ak sú nedostatky väčšie, vykoná archív v nasledujúcom roku následnú kontrolu. Archív zároveň vykonáva aj kontroly na podnet, ktorý môže podať fyzická aj právnická osoba. Na každý kalendárny rok sa vyhotovuje zoznam plánovaných kontrol, ktorý je po odsúhlasení Odborom archívov a registratúr zverejnený na stránke Odboru archívov a registratúr.