Uschovanie archívnych dokumentov

Ak nemáte záujem archívny dokument predať či darovať a rozhodnete sa aj naďalej zostať jeho vlastníkom, môžete ho ponúknuť archívu do úschovy.

Úschova archívnych dokumentov je právny úkon, ktorý je uzatvorený medzi zložiteľom (FO, ktorá chce dokumenty uschovať) a uschovávateľom (archív). Úschova dokumentov sa uskutočňuje podľa zmluvy o úschove, alebo takzvanej depozitnej zmluvy, ktorá obsahuje, zmluvné strany, špecifikáciu predmetu úschovy, jej časový a fyzický rozsah, podmienky úschovy, dobu úschovy, spôsob prevzatia, povinnosti zmluvných strán a využívanie predmetu úschovy.

Dokumenty budú aj počas trvania úschovy Vašim vlastníctvom. Po dohode s archívom k nim budete mať stále prístup, môžete si z nich vyhotovovať kópie, výpisy atď. Rovnako pri uzatváraní depozitnej zmluvy môžete rozhodnúť obmedziť prístup k dokumentom (alebo k časti dokumentov). Následne ako vlastník máte právo vydať osobitné povolenie na prístup k archívnym dokumentom. Z osobitného povolenia musí byť zrejmé, kto ho udeľuje, komu sa udeľuje a na ktoré archívne dokumenty sa udeľuje. Ako vlastník archívnych dokumentov môžete udelenie osobitného povolenia podmieniť podpísaním vyhlásenia žiadateľa, že nezverejní získané informácie, ktoré by mohli poškodiť verejný záujem alebo súkromný záujem.

Na úschovu do archívu sa preberajú len archívne dokumenty pôvodcov, ktorí nemajú povinnosť ukladať dokumenty zo svojej činnosti v archíve a tieto dokumenty zostávajú v ich vlastníctve.